Bibliothecaris-archivaris

Alternatieve namen

Archivaris-documentalist · Mediathecaris · Hoofdbibliothecaris · Bibliothecaris-documentalist · Verantwoordelijke documentatiedienst ·

Bibliothecaris/informatiemanager Archivaris/informatiebeheerder

Gelijkaardige beroepen

Bibliotheekmedewerker Archiefmedewerker Bibliotheekdeskundige Archiefdeskundige

Aanverwante sectoren

Cultuur, toerisme en vrije tijd Openbare diensten

In het kort

Je leidt en coördineert een bibliotheek, archief, documentatiecentrum of informatiedienst. Je zorgt ervoor dat gebruikers een optimale dienstverlening krijgen. Je ontwikkelt een beleidsvisie om de maatschappelijke rol en de doelstellingen van de organisatie te realiseren.

Competenties

Essentiële competenties

De activiteiten van een team coördineren

Gedragsindicatoren

Organiseert en leidt teamvergaderingen
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures

Kennis

Leiderschap
Management
Organisatie en planning van activiteiten

Ondersteunende acties voor personeelsbeheer uitvoeren

Gedragsindicatoren

Ondersteunt de werving en selectie van nieuwe medewerkers
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Ondersteunt de opmaak van functieprofielen
Begeleidt nieuwkomers en stagiairs

Kennis

Sociale wetgeving
Personeelsbeheer

Een professioneel netwerk uitbouwen

Gedragsindicatoren

Wisselt kennis uit met collega’s
Legt en onderhoudt contacten met deskundigen binnen en buiten de organisatie
Brengt mensen uit het eigen netwerk met elkaar in contact
Maakt op informele en formele manier de diensten van de organisatie bekend
Vertegenwoordigt de instelling of organisatie (op evenementen, studiedagen, in stuur- en werkgroepen, …)

Kennis

Communicatietechnieken

Het algemeen beleid van de organisatie bepalen

Gedragsindicatoren

Gaat bij het formuleren van de visie uit van de missie van de organisatie
Werkt jaarplannen uit om het beleidsplan te operationaliseren in acties, middelen en personen
Coördineert het opstellen van een jaarverslag
Heeft kennis van veranderstrategieën en kan veranderingen succesvol sturen en implementeren
Kan (strategische) plannen presenteren en daarvoor intern en extern draagvlak creëren
Verwerft inzicht in beleidscontext, regelgeving en machtsverhoudingen

Kennis

Management
Strategische beleidsplanning

Toezicht houden op het financieel beheer

Gedragsindicatoren

Houdt gegevens bij (uitgaven, inkomsten, personeel, …)
Volgt de budgetten op
Volgt de boekhouding op
Bestudeert inkomsten- en uitgavengegevens
Adviseert inzake financieringsbronnen en instanties
Stelt een begroting op in functie van een meerjarenplan, gebaseerd op de verschillende geplande uitgavenposten en maakt een inschatting over tijd, mensen en middelen
Doet voorstellen om de inkomsten te vergroten
Informeert het beleid over de financiële resultaten

Kennis

Financieel beheer
Boekhoudkundig beheer
Administratief beheer

Verbetertrajecten voorstellen

Gedragsindicatoren

Zoekt mogelijkheden voor verbetering
Stelt verbeterpunten op voor korte en lange termijn
Houdt rekening met de strategie en het budget
Stelt informatie- of evolutieverslagen op

Kennis

Kwaliteitsnormen
Key Performance Indicators (KPI)

Activiteitsgegevens analyseren

Gedragsindicatoren

Ontwikkelt en implementeert een programma voor kwaliteitscontrole
Onderzoekt de behoeften van (potentiële) gebruikers
Verzamelt en maakt gebruik van gegevens (m.b.t. uitleen, collectieopbouw, gebruik informatiebronnen, onderzoek gebruikersbehoeften …) die van belang zijn voor beleidsbepaling en -uitvoering
Evalueert en trekt conclusies met betrekking tot de prestaties van de organisatie en koppelt terug naar het beleid

Kennis

Key Performance Indicators (KPI)
Benchmarking technieken
Kwaliteitsaudit

Specifieke competenties

Onderhandelen over partnerschappen

Gedragsindicatoren

Legt contacten met relevante organisaties, instellingen, experten, …
Maakt afspraken en legt deze vast in een schriftelijke overeenkomst
Onderhandelt over prijs en termijnen
Bepaalt de uitvoeringsvoorwaarden (termijn, budget, investeringen, …)
Presenteert het project op een manier die belangstelling wekt

Kennis

Verkooptechnieken
Communicatietechnieken
Onderhandelingstechnieken

Een communicatiestrategie bepalen

Gedragsindicatoren

Bepaalt welke promotie- en communicatiemiddelen gebruikt worden
Adviseert over het bereiken van doelgroepen en te verwachten respons, …
Bepaalt wat de communicatiedoelstellingen (informeren, overreden, dialogiseren of formeren) en centrale communicatieboodschappen zijn
Legt vast hoe en wanneer communicatieacties de organisatiedoelstellingen kunnen ondersteunen
Analyseert de bestaande communicatiestrategie en past deze aan waar nodig

Kennis

Communicatietechnieken
Communicatiestrategie

Het bibliotheek- of informatiebeleid uitwerken

Gedragsindicatoren

Werkt een dienstverleningspakket uit
Houdt bij het uitwerken van het bibliotheekbeleid rekening met de ruimere omgeving (organisatie waarvan men onderdeel is, de bibliotheekwereld, de overheid, de bestuurlijke en maatschappelijke context …)
Bepaalt de doelstellingen van de bibliotheek
Schrijft een collectiebeleidsnota (verwerving, selectie, bewaring, ontsluiting, evaluatie, valorisatie, afvoer of herbestemming)

Kennis

Informatie- en bibliotheekwetenschappen
Bibliotheek/informatietechnische principes en procedures

Een procedure voor het aankoopbeleid uitwerken

Gedragsindicatoren

Raadpleegt informatiebronnen (wetgeving, handleidingen, internet, ...)
Vertaalt wetgeving naar praktische richtlijnen
Overlegt met de interne medewerkers over nieuwe procedures of werkmethodes
Controleert de efficiëntie van procedures en stuurt ze bij

Kennis

Organisatie van de logistieke keten
E-procurement
Aanbestedingsprocedures

De informatie- en bibliotheekinfrastructuur uitbouwen

Gedragsindicatoren

Analyseert de processen die toegang bieden tot interne en/of externe informatiebronnen
Analyseert de administratieve en ondersteunende processen binnen de dienst
Streeft naar maximale klantgerichtheid en toegankelijkheid
Werkt samen met deskundigen om analyses om te zetten in concrete toepassingen
Neemt deel aan samenwerkingsverbanden om administratieve en ondersteunende processen te optimaliseren
Houdt bij het nemen van beslissingen rekening met haalbaarheid, functionaliteit, veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kostprijs, nieuwe ontwikkelingen, wetgeving, ...
Optimaliseert de zoekomgeving

Kennis

Administratieve procedures en circuits
Digitale technologieën
Formele en inhoudelijke ontsluiting
Tools voor databeheer- en ontsluiting

Het archief- of informatiebeleid uitwerken

Gedragsindicatoren

Schrijft een collectiebeleidsnota (verwerving, selectie, bewaring, ontsluiting, evaluatie, valorisatie, afvoer of herbestemming)
Houdt bij het uitwerken van het archief- en informatiebeleid rekening met de ruimere, veranderende omgeving (organisatie waarvan men onderdeel is, de archiefsector, de cultureel-erfgoedsector, de overheid, de bestuurlijke, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen…) en de relevante internationale standaarden
Organiseert het toezicht op of de advisering over het informatiebeheer bij archiefvormers
Stelt procedures en richtlijnen op voor de uitvoering van archief- en informatiebeheerstaken
Organiseert de ontsluiting en toegankelijkheid van de informatie met speciale aandacht voor de kwaliteit van de beschrijvingen en metadata

Kennis

Kwaliteitsmanagement
Strategische beleidsplanning
Maatschappelijke ontwikkelingen
Archief- en informatiebeleid

Een fysieke archiefinfrastructuur uitbouwen

Gedragsindicatoren

Voorziet een veilige en toegankelijke archiefinfrastructuur (kantoren, leeszaal, depot…) voor personeel en bezoekers
Voorziet optimale bewaaromstandigheden van de archieven
Adviseert de verantwoordelijken over verbeteringen in verband met het gebouw
Maakt risicoanalyses, stelt een calamiteitenplan op en ziet toe op de implementatie ervan
Bepaalt modellen en procedures voor verwerving van archief

Kennis

Fysieke archiefinfrastructuur

Een digitale archiefinfrastructuur uitbouwen

Gedragsindicatoren

Inventariseert en analyseert de behoeften
Formuleert eisen voor een archiefbeheersysteem
Kiest een archiefbeheersysteem en/of digitaal depot op maat van de organisatie
Ziet toe op de implementatie van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
Optimaliseert het bestaande archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
Adviseert over de bruikbaarheid van software voor de eigen archiefdienst en voor de archiefvormers, op het vlak van technische haalbaarheid, functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en kostprijs
Zorgt voor afstemming met bestaande informatie- en documentbeheersystemen
Ziet toe op de duurzame bewaring van informatie
Legt afspraken en richtlijnen vast met betrekking tot de verwerving, het beheer en de ontsluiting van digitale bestanden

Kennis

Digitale archiefinfrastructuur

Dienstverlening vorm geven

Gedragsindicatoren

Zet wetgeving om in praktijkrichtlijnen
Bewaart discretie
Streeft naar maximale klantgerichtheid en toegankelijkheid
Legt procedures en werkmethodes vast of past ze aan (verbetering van de dienstverlening, wijziging van de regelgeving, …)
Houdt toezicht op de kwaliteit en de dienstverlening
Ontwerpt een reglement voor de dienstverlening en ziet toe op de toepassing ervan
Ontwikkelt een participatiebeleid

Soft skills

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Samenwerken

Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Richting geven

Aansturen en motiveren van medewerkers om doelstellingen te behalen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 105 vacatures voor het beroep "Bibliothecaris-archivaris" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

39 %

vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands

Type contract

59 %

biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

78 %

is
voltijds

Zie alle kerncijfers

Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.