Archiefmedewerker

Alternatieve namen

Assistent-archivaris

Gelijkaardige beroepen

Bibliothecaris-archivaris Bibliotheekmedewerker Bibliotheekdeskundige Archiefdeskundige

Aanverwante sectoren

Consultancy en reclame Cultuur, toerisme en vrije tijd Openbare diensten

In het kort

Je voert selecties, schoning en materieel archiefbeheer uit aan digitale en analoge archieven. Je begeleidt de gebruikers.

Competenties

Essentiële competenties

Klanten onthalen

Gedragsindicatoren

Past taalgebruik aan het doelpubliek aan
Merkt op wanneer de klant geholpen wil worden
Begroet de klanten
Stelt zich gastvrij op

Kennis

Principes van klantvriendelijkheid
Typologie van klanten
Onthaaltechnieken

Gebruikers begeleiden bij het gebruik van informatiedragers en -middelen

Gedragsindicatoren

Informeert over de reglementen, de collectie en de ontsluitingsmiddelen
Geeft instructies over de zoekwijze en het gebruik van databanken zodat de klant zelfstandig kan zoeken
Verleent hulp bij het bedienen van apparatuur
Past communicatie en didactiek aan doelpubliek aan
Gebruikt bestaand instructie- en begeleidingsmateriaal

Kennis

Communicatietechnieken
Informatie- en communicatiesystemen
Zoekmethoden en -technieken

De staat van bewaring van documenten controleren

Gedragsindicatoren

Voert de elementaire materiële verzorging van het archief uit, in overleg met de archivaris of de archiefdeskundige, zoals het ontstoffen, adequaat verpakken…
Controleert de bewaarcondities in de bewaarplaats: temperatuur, luchtvochtigheid, verpakking, …
Detecteert en signaleert schade aan archiefstukken, zoals schimmels, vochtplekken, sporen van insecten of knaagdieren
Ziet toe op orde en netheid in de archiefbewaarplaats

Kennis

Documentbewaringstechnieken

Informatie ter beschikking stellen van een publiek

Gedragsindicatoren

Vraagt door om de (achterliggende) informatiebehoefte te kunnen achterhalen
Controleert de informatie op herkomst en betrouwbaarheid
Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie van de klant en de organisatie
Houdt zich aan ethische en deontologische codes
Anticipeert en reageert op (on)uitgesproken vragen en behoeften van de huidige en potentiële gebruikers
Verwijst door naar (interne of externe) experten bij een vraag waar hij geen antwoord op weet
Kiest in overleg met de gebruiker het tijdstip, de wijze en de vorm van het antwoord

Kennis

Zoekmethoden en -technieken
Software voor bibliotheekbeheer

Meewerken aan het verwerven, ontsluiten en beheren van het archief

Gedragsindicatoren

Helpt bij de implementatie van klassementen en mappenstructuren
Onderhoudt klassementen en mappenstructuren
Controleert of men klasseert conform de richtlijnen
Verwerkt verwervingen administratief en controleert ze op volledigheid
Assisteert bij het uitvoeren van controles, migraties en veiligheidsmaatregelen bij de opname van digitale bestanden
Ordent archief volgens het vastgelegde ordeningsplan of archiefschema
Legt formele en inhoudelijke elementen (metadata) vast in de daarvoor bestemde systemen om de doorzoekbaarheid van de archieven te vergroten
Voert kwaliteitscontrole uit bij digitaliseringsopdrachten volgens de geldende procedures en richtlijnen

Kennis

Digitaliseringstechnieken
Kantoorsoftware
Informatiebeheer
Archiefbeheersystemen
Systemen voor opslag en registratie

Het archief schonen en selecties uitvoeren

Gedragsindicatoren

Verwijdert schadelijke elementen en vervangt ze door duurzame materialen
Verwijdert tijdelijke bestanden (systeembestanden, back-up-versies…), pakt gecomprimeerde bestanden uit en controleert op niet ondersteunde formaten
Verwijdert stukken die niet bij het archief horen zoals blanco’s en dubbels
Stelt lijsten op van te vernietigen stukken en legt deze ter goedkeuring voor
Zondert stukken af die voor vernietiging in aanmerking komen volgens de richtlijnen en aan de hand van selectielijsten
Registreert de vernietiging van archiefstukken na het bekomen van de nodige autorisaties en voert ze uit

Kennis

Criteria voor het wieden van bibliotheekmaterialen
Aankoopprocessen en -procedures

Het plaatsingssysteem in de archiefbewaarplaats opvolgen

Gedragsindicatoren

Plaatst archief volgens het gebruikte plaatsingssysteem
Controleert de plaatsing van archiefstukken volgens het plaatsingssysteem en corrigeert indien nodig
Rapporteert ontbrekende archiefstukken
Houdt de plaatsingsadministratie en de (depot)inventaris actueel

Kennis

Archiefbeheersystemen

Specifieke competenties

Waardevolle documenten beschermen

Gedragsindicatoren

Maakt materialen klaar voor raadpleging
Heeft aandacht voor materiële gebreken
Controleert de temperatuur en luchtvochtigheid in de bewaarplaats
Voert controles, migraties en veiligheidsmaatregelen uit bij de opname van digitale bestanden
Gebruikt softwaretools voor de bewaring en blijvende toegankelijkheid van digitale documenten

Kennis

Criteria en normen voor conservatie van (erfgoed)materialen

Soft skills

Zorgvuldigheid

Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

Samenwerken

Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Plannen en organiseren

Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Kerncijfers

In 2023 stonden er bij Actiris te weinig mensen ingeschreven voor het beroep “Archiefmedewerker”. Daarom zijn er geen statistische gegevens beschikbaar voor dit beroep.

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.