Bibliothécaire-archiviste (h/f/x)

Autres appellations

Directeur / Directrice des ressources documentaires · Directeur / Directrice de médiathèque · Directeur / Directrice de bibliothèque · Bibliothécaire documentaliste · Directeur / Directrice de centre documentaire ·

Archiviste/gestionnaire d'informations

Métiers proches

Agent de bibliothèque Collaborateur-archiviste Expert de bibliothèque Expert en archives

Secteurs associés

Culture, tourisme et loisirs Services publics

En bref

Vous dirigez et coordonnez une bibliothèque, des archives, un centre de documentation ou un service d'information. Vous assurez un service optimal aux utilisateurs. Vous élaborez une vision stratégique afin de remplir le rôle social et les objectifs de l'organisation.

Compétences

Compétences essentielles

Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

Organise et dirige les réunions d'équipe
Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
Mène les entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation
Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
Répartit les tâches et les responsabilités
Informe, accompagne, guide et motive les (nouveaux) collaborateurs
Surveille la mise en œuvre des projets et le respect des procédures

Connaissances

Animation d'équipe
Management
Organisation et planification des activités

Mettre en place des actions de gestion de ressources humaines

Savoir-faire

Participe au recrutement et à la sélection des nouveaux employés
Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
Mène les entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation
Participe à la définition des profils de fonction
Accompagne les nouveaux arrivants et les stagiaires

Connaissances

Législation sociale
Gestion des Ressources Humaines

Développer un réseau de partenaires

Savoir-faire

Partage ses connaissances avec ses collègues
Construit et maintient des contacts avec des professionnels à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation
Met en contact des gens de son propre réseau
Informe de manière informelle et formelle sur les services de l'organisation
Représente l'institution ou l'organisation (lors d'événements, de séminaires, de groupes de gestion et de travail, …)

Connaissances

Techniques de communication

Définir la politique générale d'une structure

Savoir-faire

Se base sur les missions de l'organisation pour formuler la vision
Elabore des plans annuels visant à mettre en oeuvre le plan de politique par le biais d'actions, de moyens et de personnes
Coordonne la rédaction d'un rapport annuel
Connaît les stratégies de changement et est à même d'initier et exécuter des changements avec succès
Est à même de présenter des plans (stratégiques) et de développer une assise tant externe qu'interne
Appréhende le contexte politique, la réglementation et les rapports de pouvoir

Connaissances

Management
Planification politique stratégique

Superviser les procédures de gestion financière

Savoir-faire

Archive les données (les dépenses, les rentrées, personnel, …)
Suit les budgets
Suit la comptabilité
Examine les données des recettes et des dépenses
Conseille sur les sources et les organismes de financement
Etablit un budget en fonction d'un plan pluriannuel, basé sur les divers postes de dépenses planifiés, et réalise des estimations en termes de temps, de personnes et de moyens
Formule des propositions en vue d'augmenter les revenus
Informe les autorités sur les résultats financiers

Connaissances

Gestion financière
Gestion comptable
Gestion administrative

Proposer des axes d'amélioration

Savoir-faire

Cherche des possibilités d'amélioration
Définit des points d'amélioration pour le court et le long terme
Prend en compte la stratégie et le budget
Rédige des rapports d'informations et/ou d'évolution

Connaissances

Normes qualité
Indicateurs de performance (ICP / KPI)

Analyser les données d'activité

Savoir-faire

Développe et met en œuvre un programme de contrôle de la qualité
Etudie les besoins des utilisateurs (potentiels)
Recueille et utilise des données (relatives aux prêts, à la constitution de la collection, à l'utilisation des sources d'information, à l'étude des besoins des utilisateurs...) importantes pour la définition et l'exécution de la stratégie
Evalue et tire des conclusions sur les prestations de l' organisation afin d'ajuster la stratégie

Connaissances

Indicateurs de performance (ICP / KPI)
Techniques de benchmarking
Audit qualité

Compétences spécifiques

Négocier des partenariats

Savoir-faire

Établit des contacts avec les organisations compétentes, des institutions, des experts, …
Conclut des accords et fixe un accord écrit
Négocie le prix et les délais
Détermine les conditions d'exécution (délai, budget, investissements, …)
Présente le projet de manière à susciter l'intérêt

Connaissances

Techniques de vente
Techniques de communication
Techniques de négociation

Définir une stratégie de communication

Savoir-faire

Détermine quels moyens publicitaires et de communication utiliser
Conseille sur la façon d'atteindre les groupes cibles et le taux de réponses attendues
Détermine les objectifs de communication (informer, persuader, dialoguer ou former) et les messages de communication centraux
Détermine comment et quand les actions de communication peuvent soutenir les objectifs organisationnels
Analyse la stratégie de communication existante et l'ajuste si nécessaire

Connaissances

Techniques de communication
Stratégie de communication

Définir une politique de développement des fonds et des collections documentaires

Savoir-faire

Elabore un ensemble de services
Tient compte, dans le cadre de la stratégie de la bibliothèque, de l'environnement au sens large (organisation dont la bibliothèque dépend, le monde de la bibliothèque, les autorités, le contexte administratif et social)
Définit les objectifs de la bibliothèque
Rédige une note sur la gestion de la collection (acquisition, sélection, conservation, développement, évaluation, valorisation, transport ou réaffectation)

Connaissances

Sciences de l'information et des bibliothèques
Principes et procédures de bibliothèques/de techniques d'informations

Concevoir une procédure de gestion des achats

Savoir-faire

Consulte les différentes sources d'informations (législation, manuels, internet, ...)
Traduit la législation en directives pratiques
Fait des concertations avec le personnel interne au sujet des nouvelles procédures ou méthodes de travail
Vérifie l'efficacité des procédures et les adapte si besoin

Connaissances

Organisation de la chaîne logistique
E-procurement
Procédures d'appels d'offres

L'infrastructure d'information et de la bibliothèque élargir

Savoir-faire

Analyse les processus qui donnent accès aux sources d'informations internes ou externes
Analyse les processus administratifs et de soutien au sein du service
Vise une orientation client et une accessibilité maximale
Collabore avec des experts pour convertir des analyses dans des applications concrètes
Participe à des partenariats en vue d'optimiser les processus administratifs et d'appui
Tient compte lors de prise de décisions de la faisabilité, de la fonctionnalité, de la sécurité, de la facilité d'utilisation, du coût, de nouveaux développements, de la législation, ...
Optimise de l'environnement de recherche

Connaissances

Procédures et circuits administratifs
Technologies numériques
Accès formel et au contenu
Outils de gestion des données et de l'ouverture (à la recherche)

Une politique d'archivage/de gestion des informations élaborer

Savoir-faire

Rédige une note sur la gestion de la collection (acquisition, sélection, conservation, développement, évaluation, valorisation, transport ou réaffectation)
Tient compte, lors de l'élaboration de la politique de gestion des archives et des informations, de l'environnement plus large et changeant ainsi que des normes internationales pertinentes
Organise la surveillance ou les conseils relatifs à la gestion des informations auprès des producteurs d'archives
Elabore des procédures et des directives en vue de l'exécution des tâches de gestion des archives et des informations
Organise la mise à disposition et l'accessibilité des informations, en accordant une attention particulière aux descriptions et aux métadonnées

Connaissances

Management de la qualité
Planification politique stratégique
Développements sociaux
Politique de gestion des archives et des informations

Elaborer une infrastructure d'archivage physique

Savoir-faire

Met en place une infrastructure d'archivage sûre et accessible (bureaus, salle de lecture, dépôt, ...) pour le personnel et les visiteurs
Prévoit des conditions de conservation optimales pour les archives
Conseille les responsables sur les améliorations à apporter au bâtiment
Effectue des analyses des risques, établit un plan catastrophe et veille à sa mise en oeuvre
Définit des modèles et procédures dans le cadre de l'acquisition d'archives

Connaissances

Infrastructure d'archivage physique

Elaborer une infrastructure d'archivage numérique

Savoir-faire

Inventorie et analyse les besoins
Formule des exigences en vue de la mise en place d'un système de gestion des archives
Choisit un système de gestion des archives et/ou un dépôt numérique adapté à l'organisation
Veille à la mise en oeuvre du système de gestion des archives et/ou du dépôt numérique
Optimise le système de gestion des archives existant et/ou le dépôt numerique
Propose ses conseils quant à l'utilité des logiciels pour son propre service d'archives ainsi que pour les producteurs d'archives, sur le plan de la faisabilité technique, de la fonctionnalité, de la convivialité, de la durabilité et du coût
Veille à l'harmonisation des systèmes de gestion des informations et des doucments existants
Veille à la conservation durable des informations
Définit des accords et directives en rapport avec l'acquisition, la gestion et la mise à disposition des fichiers numériques

Connaissances

Infrastructure d'archivage numérique

Concevoir une prestation

Savoir-faire

Traduit la législation en règles pratiques
Fait preuve de discrétion
Vise une orientation client et une accessibilité maximale
Détermine les procédures et les méthodes de travail ou les adapte (amélioration du service, changement de la réglementation, …)
Supervise la qualité et le service
Elabore un règlement relatif aux services et veille à son application
Elabore une politique de participation

Soft skills

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Orienter

Gérer et motiver les collaborateurs afin d'atteindre les objectifs

Esprit critique

Examiner les opinions et leurs conséquences les unes par rapport aux autres sur la base de critères pertinents.

Planifier et organiser

Fixer des objectifs et priorités et indiquer comment les atteindre

Orientation résultats

Agir en fonction de l'objectif à atteindre

Auto-développement

Entreprendre des actions afin d'améliorer votre fonctionnement

Pensée numérique

Résoudre des problèmes en utilisant l'informatique et les méthodes.

Offres d'emploi

Formations

Découvrez les formations spécifiques et transversales pour ce métier.

Voir toutes les formations

Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 105 offres d’emploi pour le métier "Bibliothécaire-archiviste (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

39 %

exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

59 %

proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

78 %

proposent
un temps plein

Voir tous les chiffres clés

Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.