Collaborateur-archiviste (h/f/x)

Autres appellations

Assistant / Assistante archiviste

Métiers proches

Bibliothécaire-archiviste Agent de bibliothèque Expert de bibliothèque Expert en archives

Secteurs associés

Culture, tourisme et loisirs Services de conseils Services publics

En bref

Vous effectuez des sélections, des nettoyages et la gestion matérielle d'archives numériques et analogiques. Vous accompagnez les utilisateurs.

Compétences

Compétences essentielles

Accueillir une clientèle

Savoir-faire

Adapte son langage au groupe cible
Observe si le client veut être aidé
Accueille les clients
Reste accueillant

Connaissances

Principes de la relation client
Typologie du client
Modalités d'accueil

Renseigner un public sur l'utilisation de supports et outils documentaires

Savoir-faire

Informe sur les règlements, la collection et les moyens de d'accès
Donne des instructions sur la façon de rechercher et d'utiliser des bases de données de sorte que le client puisse rechercher de manière indépendante
Fournit de l'aide lors du maniement d'équipement
Adapte la communication et la didactique au public cible
Utilise du matériel d'instruction et d'accompagnement existant

Connaissances

Techniques de communication
Système d'information et de communication
Méthodes et techniques de recherche

Contrôler l'état de conservation de documents

Savoir-faire

Assure l'entretien matériel élémentaire des archives (dépoussiérage, conditionnement adéquat, ...) en concertation avec l'archiviste et l'expert en archives
Contrôle les conditions de conservation dans le dépôt d'archives: température, humidité atmosphérique, conditionnement, ...
Détecte et signale les dégradations aux archives telles que moisissures, traces d'humidité, traces d'insectes ou de rongeurs
Veille à l'ordre et à la propreté dans le dépôt d'archives

Connaissances

Techniques de conservation de documents

Mettre à disposition d'un public des fonds documentaires

Savoir-faire

Questionne pour connaître les besoins d'informations (sous-jacents)
Vérifie l'origine et la fiabilité de l'information
Gère avec discrétion les informations confidentielles du client et de l'organisation
Respecte les codes éthiques et déontologiques
Anticipe et réagit aux questions et besoins (non) formulés des utilisateurs actuels et potentiels
Renvoie à des experts (internes ou externes) en cas d'une question à laquelle il n'a pas de réponse
Choisit en concertation avec l'utilisateur le moment, le mode et la forme de la réponse

Connaissances

Méthodes et techniques de recherche
Logiciel de gestion de bibliothèque

Apporter son aide au processus d'acquisition, l'accessibilité et la gestion des archives

Savoir-faire

Apporte son aide lors de la mise en oeuvre de classements et d'arborescences
Assure l'entretien des classements et arborescences
Vérifie si les classements sont effectués conformément aux directives
Assure le traitement administratif des acquisitions et vérifie si celles-ci sont complètes
Apporte son aide aux contrôles, migrations et mesures de sécurité lors de l'enregistrement de fichiers numériques
Ordonne les archives conformément à un plan de classement ou schéma d'archivage défini
Enregistre des éléments formels et du contenu (métadonnées) dans les systèmes prévus à cet effect de façon à accroître les possibilités de recherche des archives
Effectue un contrôle de qualité lors des opérations de numérisation, conformément aux procédures et directives en vigueur

Connaissances

Techniques de numérisation
Outils bureautiques
Gestion de l'information
Systèmes de gestion d'archives
Systèmes de sauvegarde et d'enregistrement

Nettoyer l'archive et effectuer des sélections

Savoir-faire

Supprime les éléments nuisibles et les remplace par des éléments durables
Supprime les fichiers temporaires (fichiers système, versions de sauvegarde, ...), décompresse les fichiers compressés et vérifie la compatibilité des formats
Supprime les documents qui n'ont aucun lien avec l'archive tels que les documents vierges et doublons
Dresse des listes des documents à supprimer et les soumet pour approbation
Retire des archives les documents destinés à être détruits, conformément aux directives et à l'aide de listes de sélection
Enregistre la destruction des documents d'archives après obtention des autorisations requises et procède à ladite destruction

Connaissances

Techniques de désherbage en bilbiothèque
Process et procédures d'achats

Suivre le système de placement défini dans le dépôt d'archives

Savoir-faire

Place les documents d'archives conformément au système de placement utilisé
Contrôle le placement des documents d'archives conformément au système de placement et y apporte des corrections si nécessaire
Rend compte des documents d'archives manquants
Tient à jour l'administration du placement et l'inventaire (du dépôt)

Connaissances

Systèmes de gestion d'archives

Compétences spécifiques

Protéger des documents de valeurs

Savoir-faire

Rend les matériaux disponibles pour consultation
Veille aux défauts matériels
Vérifie la température et l'humidité dans la zone de stockage
Exécute des vérifications, des migrations et des mesures de sécurité lors de l'enregistrement de fichiers numériques
Utilise des outils logiciels pour la conservation et l'accessibilité continue des documents numériques

Connaissances

Des critères et normes pour la conservation de matériaux (patrimoniaux)

Soft skills

Diligence

Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Planifier et organiser

Fixer des objectifs et priorités et indiquer comment les atteindre

Offres d'emploi

Formations

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Chiffres-clés

En 2023, trop peu de personnes se sont inscrites auprès d’Actiris dans le métier « Collaborateur-archiviste (h/f/x) ». Les données statistiques ne sont donc pas disponibles pour ce métier.

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.