Managementassistent
Alternatieve namen
Directiesecretaresse · Drietalig directiesecretaresse · Tweetalig directieassistent · Directiemedewerker · Office manager ·Gelijkaardige beroepen
Medewerker medisch secretariaat Assistent accountancyAanverwante sectoren
Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren.
In het kort
Je bent de rechterhand van de directeur of manager. Je organiseert activiteiten, doet de administratie en houdt de agenda bij. Je communiceert in naam van het management.
Competenties
Essentiële competenties
Gedragsindicatoren
- Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Vervolledigt gegevens volgens afspraken
- Controleert overeenstemming tussen ingevoerde gegevens en de originele documenten
- Verzamelt ontbrekende stukken
- Houdt een dossier overzichtelijk
- Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog
- Dossierbeheer
Gedragsindicatoren
- Verzamelt en controleert alle nodige informatie en documenten
- Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
- Deelt informatie tussen betrokkenen
- Administratief beheer
- Dossierbeheer
Gedragsindicatoren
- Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
- Slaat de documenten op volgens afspraak
- Volgt de huisstijl
- Ontvangt en verdeelt de post
- Verstuurt mails of post volgens afspraak
- Stenografie
- Kantoorsoftware
- Administratief beheer
- Frankeermachine
- Digitale samenwerkingstools
Gedragsindicatoren
- Beheert de agenda (maakt afspraken, reservaties, plant opdrachten, …)
- Herinnert de leidinggevende aan specifieke elementen
- Administratief beheer
Gedragsindicatoren
- Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Onderscheidt hoofd- en bijzaken
- Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
- Volgt de huisstijl
- Schrijft een tekst op basis van losse elementen van de verantwoordelijke (instructies, notities, …)
- Redactionele normen
- Stenografie
- Kantoorsoftware
- Technieken om nota's te nemen
Specifieke competenties
Gedragsindicatoren
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Leiderschap
- Management
- Organisatie en planning van activiteiten
Gedragsindicatoren
- Bepaalt de inhoud en vorm van de communicatieactie
- Past de communicatiestijl en interactievorm aan de doelgroep aan
- Selecteert de meest efficiënte communicatiedragers
- Stelt een planning op voor de uitvoering van communicatieacties
- Communicatietechnieken
- Marketing
- Informatieverspreiding via sociale media
Gedragsindicatoren
- Past taalgebruik aan het doelpubliek aan
- Merkt op wanneer de klant geholpen wil worden
- Begroet de klanten
- Stelt zich gastvrij op
- Principes van klantvriendelijkheid
- Typologie van klanten
- Onthaaltechnieken
Gedragsindicatoren
- Vervolledigt gegevens volgens afspraken
- Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog
- Dossierbeheer
Gedragsindicatoren
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
- Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
- Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
- Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
- Planningstechnieken
- Onthaaltechnieken
Soft skills
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
Anderen stimuleren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Vacatures
Opleidingen
Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.
Kerncijfers
Van januari 2023 t.e.m. december 2024, ontving Actiris 621 vacatures voor het beroep "Managementassistent" (exclusief partneraanbiedingen).
Taalvereisten
50
%
vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands
minstens Frans en Nederlands
Type contract
73
%
biedt een
contract van onbepaalde duur
contract van onbepaalde duur
Werktijden
90
%
is
voltijds
voltijds
Bron: Actiris, berekeningen view.brussels
Organisaties
Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.
