Managementassistent

Alternatieve namen

Directiesecretaresse · Drietalig directiesecretaresse · Tweetalig directieassistent · Directiemedewerker · Office manager ·

Drietalig directieassistent Tweetalig directiesecretaresse Directieassistent Meertalig managementassistent

Gelijkaardige beroepen

Medewerker medisch secretariaat Assistent accountancy

Aanverwante sectoren

Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren. Naar de lijst met alle sectoren

In het kort

Je bent de rechterhand van de directeur of manager. Je organiseert activiteiten, doet de administratie en houdt de agenda bij. Je communiceert in naam van het management.

Competenties

Essentiële competenties

Administratieve dossiers samenstellen

Gedragsindicatoren

Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
Vervolledigt gegevens volgens afspraken
Controleert overeenstemming tussen ingevoerde gegevens en de originele documenten
Verzamelt ontbrekende stukken
Houdt een dossier overzichtelijk
Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog

Kennis

Dossierbeheer

Contracten administratief beheren

Gedragsindicatoren

Verzamelt en controleert alle nodige informatie en documenten
Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
Deelt informatie tussen betrokkenen

Kennis

Administratief beheer
Dossierbeheer

Post en mails administratief beheren

Gedragsindicatoren

Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
Slaat de documenten op volgens afspraak
Volgt de huisstijl
Ontvangt en verdeelt de post
Verstuurt mails of post volgens afspraak

Kennis

Stenografie
Kantoorsoftware
Administratief beheer
Frankeermachine
Digitale samenwerkingstools

De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren

Gedragsindicatoren

Beheert de agenda (maakt afspraken, reservaties, plant opdrachten, …)
Herinnert de leidinggevende aan specifieke elementen

Kennis

Administratief beheer

Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)

Gedragsindicatoren

Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
Onderscheidt hoofd- en bijzaken
Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
Volgt de huisstijl
Schrijft een tekst op basis van losse elementen van de verantwoordelijke (instructies, notities, …)

Kennis

Redactionele normen
Stenografie
Kantoorsoftware
Technieken om nota's te nemen

De doorstroming van informatie verzekeren

Gedragsindicatoren

Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
Voert gemaakte beslissingen uit of ziet er op toe dat ze uitgevoerd worden
Beslist welke informatie aan wie moet worden doorgespeeld
Bewaakt afhandeling en follow-up

Kennis

Administratief beheer
Dossierbeheer

Vergaderingen praktisch organiseren

Gedragsindicatoren

Legt (vergader)zalen vast
Zet (vergader)zalen klaar
Reserveert media
Zorgt voor catering

Een verslag opstellen van een vergadering

Gedragsindicatoren

Onderscheidt hoofd- en bijzaken
Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
Noteert verontschuldigingen
Stelt op basis van notulen een verslag of besluitenlijst op
Verzendt verslag of besluitenlijst aan de deelnemers

Kennis

Redactionele normen
Kantoorsoftware
Technieken om nota's te nemen

Specifieke competenties

De activiteiten van een team coördineren

Gedragsindicatoren

Organiseert en leidt teamvergaderingen
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures

Kennis

Leiderschap
Management
Organisatie en planning van activiteiten

Communicatieacties organiseren

Gedragsindicatoren

Bepaalt de inhoud en vorm van de communicatieactie
Past de communicatiestijl en interactievorm aan de doelgroep aan
Selecteert de meest efficiënte communicatiedragers
Stelt een planning op voor de uitvoering van communicatieacties

Kennis

Communicatietechnieken
Marketing
Informatieverspreiding via sociale media

Klanten onthalen

Gedragsindicatoren

Past taalgebruik aan het doelpubliek aan
Merkt op wanneer de klant geholpen wil worden
Begroet de klanten
Stelt zich gastvrij op

Kennis

Principes van klantvriendelijkheid
Typologie van klanten
Onthaaltechnieken

De status van dossiers opvolgen

Gedragsindicatoren

Vervolledigt gegevens volgens afspraken
Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog

Kennis

Dossierbeheer

Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

Gedragsindicatoren

Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op

Kennis

Planningstechnieken
Onthaaltechnieken

Personeel administratief opvolgen

Gedragsindicatoren

Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
Houdt de gegevens in dossiers actueel

Kennis

Sociale wetgeving
Arbeidsrecht
Personeelsadministratie

Betalingen opvolgen

Gedragsindicatoren

Controleert het naleven van de contractvoorwaarden
Stuurt aanmaningen naar slechte betalers
Controleert ontvangsten en gaat na welke vorderingen open staan
Volgt de achterstallige betalingen op en treft de nodige maatregelen

Kennis

Boekhoudkundig beheer
Administratief beheer

Documenten of informatie klasseren

Gedragsindicatoren

Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
Respecteert de regelgeving (privacy, archivering, ...)
Zorgt voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke opstelling van de documenten
Maakt een overzicht van wat zich waar bevindt

Kennis

Klassement- en archiveringsmethodes
Informatiebeheer

De uitvoeringsvoorwaarden van een contract opvolgen

Gedragsindicatoren

Controleert of de leveringen voldoen aan de contractvoorwaarden
Treedt op als tussenpersoon (leveranciers-interne medewerkers) bij problemen met bestellingen of leveringen
Communiceert met leveranciers over de stand van zaken van bestellingen, betalingen, …

Kennis

Handelsrecht
Organisatie van de logistieke keten
Reglementering voor goederentransport
Douanereglementering

Telefonisch onthaal verzorgen

Gedragsindicatoren

Gebruikt een telefooncentrale (antwoordapparaat, nummers instellen, headset, …)
Neemt de telefoon aan volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen en de telefoonetiquette
Zoekt telefoonnummers op
Selecteert de gevraagde contactpersoon of zoekt bij afwezigheid een collega
Neemt berichten aan en geeft ze door

Kennis

Communicatietechnieken
Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
Luister- en omgangstechnieken
Telefonisch onthaal
Onthaaltechnieken

Documenten archiveren

Gedragsindicatoren

Verwerkt archiefstukken per categorie of rubriek (identificeren, coderen, registreren, …)
Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
Registreert uitgeleende documenten

Kennis

Reglementair toezicht
Opvolging van informatiebronnen
Klassement- en archiveringsmethodes
Elektronische archiefsystemen

Databanken actualiseren

Gedragsindicatoren

Gebruikt software voor databankbeheer
Houdt databanken up-to-date
Voert gegevens in

Kennis

Databankbeheer

Soft skills

Zorgvuldigheid

Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

Coachen

Anderen stimuleren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Flexibiliteit

Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

Initiatief

Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

Plannen en organiseren

Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

Resultaatgerichtheid

Doelgericht handelen.

Zelfstandigheid

Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 832 vacatures voor het beroep "Managementassistent" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

53 %

vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands

Type contract

76 %

biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

90 %

is
voltijds

Zie alle kerncijfers

Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.

CEVORA - Vormingscentrum van het Aanvullend Paritair Comité voor Bedienden