Managementassistent

Alternatieve namen

Directiesecretaresse · Drietalig directiesecretaresse · Tweetalig directieassistent · Directiemedewerker · Office manager ยท Drietalig directieassistent Tweetalig directiesecretaresse Directieassistent Meertalig managementassistent

Gelijkaardige beroepen

Medewerker medisch secretariaat Assistent accountancy

Aanverwante sectoren

Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren. Naar de lijst met alle sectoren

In het kort

Je bent de rechterhand van de directeur of manager. Je organiseert activiteiten, doet de administratie en houdt de agenda bij. Je communiceert in naam van het management.

Competenties

Essentiële competenties

Administratieve dossiers samenstellen
Gedragsindicatoren
  • Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Vervolledigt gegevens volgens afspraken
  • Controleert overeenstemming tussen ingevoerde gegevens en de originele documenten
  • Verzamelt ontbrekende stukken
  • Houdt een dossier overzichtelijk
  • Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog
Kennis
  • Dossierbeheer
Contracten administratief beheren
Gedragsindicatoren
  • Verzamelt en controleert alle nodige informatie en documenten
  • Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
  • Deelt informatie tussen betrokkenen
Kennis
  • Administratief beheer
  • Dossierbeheer
Post en mails administratief beheren
Gedragsindicatoren
  • Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
  • Slaat de documenten op volgens afspraak
  • Volgt de huisstijl
  • Ontvangt en verdeelt de post
  • Verstuurt mails of post volgens afspraak
Kennis
  • Stenografie
  • Kantoorsoftware
  • Administratief beheer
  • Frankeermachine
  • Digitale samenwerkingstools
De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
Gedragsindicatoren
  • Beheert de agenda (maakt afspraken, reservaties, plant opdrachten, …)
  • Herinnert de leidinggevende aan specifieke elementen
Kennis
  • Administratief beheer
Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)
Gedragsindicatoren
  • Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Onderscheidt hoofd- en bijzaken
  • Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
  • Volgt de huisstijl
  • Schrijft een tekst op basis van losse elementen van de verantwoordelijke (instructies, notities, …)
Kennis
  • Redactionele normen
  • Stenografie
  • Kantoorsoftware
  • Technieken om nota's te nemen

Specifieke competenties

De activiteiten van een team coördineren
Gedragsindicatoren
  • Organiseert en leidt teamvergaderingen
  • Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
  • Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
  • Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
  • Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
  • Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
  • Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
Kennis
  • Leiderschap
  • Management
  • Organisatie en planning van activiteiten
Communicatieacties organiseren
Gedragsindicatoren
  • Bepaalt de inhoud en vorm van de communicatieactie
  • Past de communicatiestijl en interactievorm aan de doelgroep aan
  • Selecteert de meest efficiënte communicatiedragers
  • Stelt een planning op voor de uitvoering van communicatieacties
Kennis
  • Communicatietechnieken
  • Marketing
  • Informatieverspreiding via sociale media
Klanten onthalen
Gedragsindicatoren
  • Past taalgebruik aan het doelpubliek aan
  • Merkt op wanneer de klant geholpen wil worden
  • Begroet de klanten
  • Stelt zich gastvrij op
Kennis
  • Principes van klantvriendelijkheid
  • Typologie van klanten
  • Onthaaltechnieken
De status van dossiers opvolgen
Gedragsindicatoren
  • Vervolledigt gegevens volgens afspraken
  • Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog
Kennis
  • Dossierbeheer
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Gedragsindicatoren
  • Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
  • Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
  • Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
  • Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
  • Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
Kennis
  • Planningstechnieken
  • Onthaaltechnieken

Soft skills

Zorgvuldigheid
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
Coachen
Anderen stimuleren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.
Communiceren
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen van dit beroep.

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 832 vacatures voor het beroep "Managementassistent" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

53 %
vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands

Type contract

76 %
biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

90 %
is
voltijds
Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.