Assistant de direction (h/f/x)

Autres appellations

Assistant / Assistante de manager · Assistant / Assistante de direction bilingue · Assistant / Assistante de direction · Assistant / Assistante de direction trilingue · Office manager ·

Attaché / Attachée de direction Secrétaire de direction Secrétaire de direction trilingue Secrétaire de direction bilingue

Métiers proches

Secrétaire médical Secrétaire comptable

Secteurs associés

Ce métier est transversal, il se retrouve dans la plupart des secteurs. Vers la liste de tous les secteurs

En bref

Vous êtes le bras droit du directeur ou du gestionnaire. Vous organisez les activités, faites l'administration et tenez à jour l'agenda. Vous communiquez au nom de la direction.

Compétences

Compétences essentielles

Constituer des dossiers administratifs

Savoir-faire

Gère avec discrétion les informations confidentielles
Complète les données selon les accords
Vérifie la concordance entre les données importées et les documents originaux
Collecte les pièces manquantes
Tient un dossier de manière ordonnée
Met à jour les fichiers en faisant attention aux périodes de rétention

Connaissances

Gestion de dossier

Réaliser la gestion administrative des contrats

Savoir-faire

Recueille et contrôle tous les documents et informations nécessaires
Suit les accords, l'état de la situation , … des dossiers
Partage l'info entre les collaborateurs

Connaissances

Gestion administrative
Gestion de dossier

Réaliser la gestion administrative du courrier

Savoir-faire

Prépare le courrier pour l'expédition (plier, mettre dans des enveloppes, affranchir, …)
Enregistre les documents conformément aux accords
Suit le style de l'entreprise
Reçoit et distribue le courrier
Envoie du courrier selon l'accord

Connaissances

Sténographie
Outils bureautiques
Gestion administrative
Machine à affranchir
Outils numériques de collaboration

Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

Savoir-faire

Gère l'ordre du jour (prendre les rendez-vous, faire les réservations, planifier des commandes, …)
Rappelle des éléments spécifiques au responsable

Connaissances

Gestion administrative

Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

Savoir-faire

Gère avec discrétion les informations confidentielles
Distingue les faits importants des autres
Contrôle le contenu et le langage utilisé dans les documents
Suit le style de l'entreprise
Ecrit un texte basé sur des éléments du responsable (instructions, remarques, …)

Connaissances

Normes rédactionnelles
Sténographie
Outils bureautiques
Techniques de prise de notes

Assurer la transmission des informations

Savoir-faire

Suit les accords, l'état de la situation , … des dossiers
Exécute les décisions prises ou veille à ce qu'elles soient mises en oeuvre
Décide quelles informations et à qui elles doivent être transmises
Surveille le traitement et le suivi

Connaissances

Gestion administrative
Gestion de dossier

Préparer et organiser des réunions

Savoir-faire

Réserve les salles (de réunion)
Prépare les salles (de réunion)
Réserve les médias
Veille au catering

Rédiger un compte rendu de réunion

Savoir-faire

Distingue les faits importants des autres
Envoie une invitation avec l'ordre du jour et les documents d'accompagnement
Note les excuses
Rédige sur base des procès-verbaux un rapport ou une liste de décisions
Envoie les rapports ou les listes de décisions aux participants

Connaissances

Normes rédactionnelles
Outils bureautiques
Techniques de prise de notes

Compétences spécifiques

Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

Organise et dirige les réunions d'équipe
Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
Mène les entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation
Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
Répartit les tâches et les responsabilités
Informe, accompagne, guide et motive les (nouveaux) collaborateurs
Surveille la mise en œuvre des projets et le respect des procédures

Connaissances

Animation d'équipe
Management
Organisation et planification des activités

Organiser des actions de communication

Savoir-faire

Détermine le contenu et la forme de l'action de communication
Adapte le style de communication et la forme d'interaction au groupe cible
Sélectionne les canaux de communication les plus efficaces
Définit un planning pour l'exécution des actions de communication

Connaissances

Techniques de communication
Marketing / Mercatique
Distribution d'information via les réseaux sociaux

Accueillir une clientèle

Savoir-faire

Adapte son langage au groupe cible
Observe si le client veut être aidé
Accueille les clients
Reste accueillant

Connaissances

Principes de la relation client
Typologie du client
Modalités d'accueil

Suivre l'évolution d'un dossier professionnel

Savoir-faire

Complète les données selon les accords
Met à jour les fichiers en faisant attention aux périodes de rétention

Connaissances

Gestion de dossier

Organiser la logistique des recrutements et des formations

Savoir-faire

Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
Tient les présences et les absences des employés
Réserve les locaux et le matériel pour les formations et les recrutements
Fixe des accords nécessaires avec le formateur sur les modalités pratiques et l'equipement
Envoie une invitation avec l'ordre du jour et les documents d'accompagnement

Connaissances

Techniques de planification
Modalités d'accueil

Réaliser un suivi administratif du personnel

Savoir-faire

Gère avec discrétion les informations confidentielles
Tient les présences et les absences des employés
Tient les données à jour dans les dossiers

Connaissances

Législation sociale
Droit du travail
Gestion administrative du personnel

Réaliser un suivi des paiements

Savoir-faire

Contrôle le respect des conditions contractuelles
Envoie des rappels aux mauvais payeurs
Vérifie les paiements et vérifie les factures restants ouvertes
Suit les retards de paiement et prend les mesures nécessaires

Connaissances

Gestion comptable
Gestion administrative

Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

Savoir-faire

Suit les directives pour l'archivage (numérique)
Respecte la réglementation (vie privée, archivage, ...)
Assure une présentation claire et conviviale des documents
Fait un aperçu de ce qui est où

Connaissances

Méthode de classement et d'archivage
Gestion de l'information

Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Savoir-faire

Vérifie si les livraisons répondent aux conditions du contrat
Agit comme un intermédiaire (fournisseurs - collaborateurs internes) en cas de problèmes de commandes ou de livraisons
Communique avec les fournisseurs sur l'état des commandes, des paiements, …

Connaissances

Droit commercial
Organisation de la chaîne logistique
Réglementation du transport de marchandises
Réglementation des douanes

Assurer un accueil téléphonique

Savoir-faire

Utilise une centrale téléphonique (répondeur, encodage des numéros, casque, …)
Répond au téléphone selon les directives spécifiques à l'entreprise
Recherche des numéros de téléphone
Sélectionne la personne de contact demandée ou, s'il est absente, cherche un collègue
Prend note des messages et les transmet

Connaissances

Techniques de communication
Techniques de prévention et de gestion de conflits
Techniques d'écoute et de la relation à la personne
Accueil téléphonique
Modalités d'accueil

Archiver des documents de référence

Savoir-faire

Traite des pièces d'archives par catégorie ou rubrique (identifier, coder, enregistrer, ...)
Suit les directives pour l'archivage (numérique)
Enregistre des documents prêtés

Connaissances

Veille réglementaire
Veille informationnelle
Méthode de classement et d'archivage
Système d'archivage électronique

Actualiser des bases de données

Savoir-faire

Utilise des logiciels de gestion de base de données
Garde les bases de données mise à jour
Encode des données et tient les bases de données à jour

Connaissances

Gestion de bases de données

Soft skills

Diligence

Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs

Coacher

Encourager les autres dans leur développement professionnel et personnel

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Flexibilité

Capable d'adapter aisément son comportement ou sa façon de travailler en fonction de l'évolution des situations et selon les personnes

Initiative

Déceler des opportunités et agir de sa propre initiative

Planifier et organiser

Fixer des objectifs et priorités et indiquer comment les atteindre

Orientation résultats

Agir en fonction de l'objectif à atteindre

Indépendance

Exécuter des missions sans le contrôle ou le soutien de tiers

Offres d'emploi

Formations

Découvrez les formations spécifiques et transversales pour ce métier.

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Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 832 offres d’emploi pour le métier "Assistant de direction (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

53 %

exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

76 %

proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

90 %

proposent
un temps plein

Voir tous les chiffres clés

Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.

CEFORA - Centre de formation de la Commission Paritaire Auxiliaire pour Employés