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Assistant de direction (h/f/x)

Autres appellations

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Métiers proches

Secrétaire médical Secrétaire comptable

Secteurs associés

Ce métier est transversal, il se retrouve dans la plupart des secteurs. Vers la liste de tous les secteurs

En bref

Vous êtes le bras droit du directeur ou du gestionnaire. Vous organisez les activités, faites l'administration et tenez à jour l'agenda. Vous communiquez au nom de la direction.

Compétences

Compétences essentielles

Constituer des dossiers administratifs
Savoir-faire
  • Gère avec discrétion les informations confidentielles
  • Complète les données selon les accords
  • Vérifie la concordance entre les données importées et les documents originaux
  • Collecte les pièces manquantes
  • Tient un dossier de manière ordonnée
  • Met à jour les fichiers en faisant attention aux périodes de rétention
Connaissances
  • Gestion de dossier
Réaliser la gestion administrative des contrats
Savoir-faire
  • Recueille et contrôle tous les documents et informations nécessaires
  • Suit les accords, l'état de la situation , … des dossiers
  • Partage l'info entre les collaborateurs
Connaissances
  • Gestion administrative
  • Gestion de dossier
Réaliser la gestion administrative du courrier
Savoir-faire
  • Prépare le courrier pour l'expédition (plier, mettre dans des enveloppes, affranchir, …)
  • Enregistre les documents conformément aux accords
  • Suit le style de l'entreprise
  • Reçoit et distribue le courrier
  • Envoie du courrier selon l'accord
Connaissances
  • Sténographie
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Machine à affranchir
  • Outils numériques de collaboration
Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
Savoir-faire
  • Gère l'ordre du jour (prendre les rendez-vous, faire les réservations, planifier des commandes, …)
  • Rappelle des éléments spécifiques au responsable
Connaissances
  • Gestion administrative
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
Savoir-faire
  • Gère avec discrétion les informations confidentielles
  • Distingue les faits importants des autres
  • Contrôle le contenu et le langage utilisé dans les documents
  • Suit le style de l'entreprise
  • Ecrit un texte basé sur des éléments du responsable (instructions, remarques, …)
Connaissances
  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Outils bureautiques
  • Techniques de prise de notes

Compétences spécifiques

Coordonner l'activité d'une équipe
Savoir-faire
  • Organise et dirige les réunions d'équipe
  • Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
  • Mène les entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation
  • Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
  • Répartit les tâches et les responsabilités
  • Informe, accompagne, guide et motive les (nouveaux) collaborateurs
  • Surveille la mise en œuvre des projets et le respect des procédures
Connaissances
  • Animation d'équipe
  • Management
  • Organisation et planification des activités
Organiser des actions de communication
Savoir-faire
  • Détermine le contenu et la forme de l'action de communication
  • Adapte le style de communication et la forme d'interaction au groupe cible
  • Sélectionne les canaux de communication les plus efficaces
  • Définit un planning pour l'exécution des actions de communication
Connaissances
  • Techniques de communication
  • Marketing / Mercatique
  • Distribution d'information via les réseaux sociaux
Accueillir une clientèle
Savoir-faire
  • Adapte son langage au groupe cible
  • Observe si le client veut être aidé
  • Accueille les clients
  • Reste accueillant
Connaissances
  • Principes de la relation client
  • Typologie du client
  • Modalités d'accueil
Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
Savoir-faire
  • Complète les données selon les accords
  • Met à jour les fichiers en faisant attention aux périodes de rétention
Connaissances
  • Gestion de dossier
Organiser la logistique des recrutements et des formations
Savoir-faire
  • Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
  • Tient les présences et les absences des employés
  • Réserve les locaux et le matériel pour les formations et les recrutements
  • Fixe des accords nécessaires avec le formateur sur les modalités pratiques et l'equipement
  • Envoie une invitation avec l'ordre du jour et les documents d'accompagnement
Connaissances
  • Techniques de planification
  • Modalités d'accueil

Soft skills

Diligence
Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs
Coacher
Encourager les autres dans leur développement professionnel et personnel
Communiquer
Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Offres d'emploi

Formations

Découvrez les formations spécifiques et transversales pour ce métier.

Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 832 offres d’emploi pour le métier "Assistant de direction (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

53 %
exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

76 %
proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

90 %
proposent
un temps plein
Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.