Medewerker medisch secretariaat

Alternatieve namen

Medewerker medisch-sociaal secretariaat · Dokterspraktijkassistent · Medisch secretaris · Medical Management Assistant · Medisch tele-onthaalbediende ·

Medisch administratief assistent

Gelijkaardige beroepen

Managementassistent Assistent accountancy

Aanverwante sectoren

Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening

In het kort

Je doet de administratie van een medische praktijk of ziekenhuis. Je ontvangt patiënten, maakt afspraken en volgt medische dossiers en leveringen op. Je communiceert met patiënten, artsen en verpleegkundigen.

Competenties

Essentiële competenties

Personen onthalen

Gedragsindicatoren

Verzorgt taal en houding in contact met bezoekers volgens richtlijnen
Noteert de vraag van de klant
Weegt af of hij/zij in staat en bevoegd is om zelf te antwoorden
Volgt de veiligheidsprocedures i.v.m. toegang op
Identificeert de bezoeker
Registreert de bezoeker
Stelt gerichte vragen om het doel van de bezoeker te achterhalen
Begeleidt bezoeker(s) naar de ontvangstruimte

Kennis

Onthaaltechnieken

Betalingen ontvangen

Gedragsindicatoren

Verrekent kortingen
Int cash geld en geeft gepast terug
Controleert de geldigheid van betaalmiddelen
Levert een betaalbewijs af
Berekent de verkoopprijs en bijkomende kosten
Zoekt klantengegevens op
Int elektronisch

Kennis

Betalingswijzen
Voorschriften voor kassabeheer
Prijsbepaling en BTW

Medisch-administratieve documenten invullen

Gedragsindicatoren

Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
Registreert gegevens in het dossier van de persoon met zorgbehoefte
Bezorgt de persoon met zorgbehoefte documenten voor vergoeding
Stelt rapporten, verslagen en verwijsbrieven op

Kennis

Charter van de rechten van de cliënt/patiënt
Nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen

Administratieve dossiers samenstellen

Gedragsindicatoren

Verzamelt, selecteert en ordent stukken naar rubrieken en categorieën
Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
Controleert of databestanden up-to-date zijn

Kennis

Administratief beheer

Telefonisch onthaal verzorgen

Gedragsindicatoren

Gebruikt een telefooncentrale (antwoordapparaat, nummers instellen, headset, …)
Neemt de telefoon aan volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen en de telefoonetiquette
Zoekt telefoonnummers op
Selecteert de gevraagde contactpersoon of zoekt bij afwezigheid een collega
Neemt berichten aan en geeft ze door

Kennis

Communicatietechnieken
Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
Luister- en omgangstechnieken
Telefonisch onthaal
Onthaaltechnieken

Afspraken inplannen naar type onderzoek en urgentie

Gedragsindicatoren

Houdt zich aan de planning en voortgang van het spreekuur, rekening houdend met de geldende prioriteiten
Schat de hoogdringendheid van de oproep van een persoon met zorgbehoefte in en probeert dringende gevallen in te lassen in de agenda
Informeert de arts
Schat de benodigde tijd voor een behandeling zo realistisch mogelijk in aan de hand van gekregen informatie van de arts en de persoon met zorgbehoefte
Plant afspraken volgens de nodige behandelingstijd en de tussentijd voor reiniging en desinfectie
Plant afspraken rekening houdend met de agenda van de arts en de organisatie binnen de medische praktijk
Plant (verdere) afspraken met de persoon met zorgbehoefte rekening houdend met de levertermijnen van het labo (werkstukken, …)
Belt bij annulaties een persoon met zorgbehoefte van de wachtlijst
Selecteert, volgens afspraak met de arts, vertegenwoordigers en geeft ze een afspraak
Informeert de arts over wijzigingen in de agenda
Werkt volgens richtlijnen en protocollen
Signaleert en rapporteert knelpunten aan de arts

Kennis

Principes van klantvriendelijkheid
Planningstechnieken
Medische terminologie
Kantoorsoftware

Het medisch dossier actualiseren

Gedragsindicatoren

Controleert de gegevens van gekende personen met een zorgbehoefte zodat ze in het systeem actueel blijven
Vult tijdens een onderzoek of behandeling de gegevens in volgens interne afspraken en/of codes
Klasseert documenten volgens interne afspraak (radiografieën, doorverwijsbrieven, attesten, uitslagen van onderzoek, …)
Zoekt aanvullende informatie op
Gaat vertrouwelijk om met informatie over de personen met een zorgbehoefte
Verwerkt verslagen van medische handelingen

Kennis

Medische terminologie
Charter van de rechten van de cliënt/patiënt
Nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen
Administratief beheer
Elektronische gegevensdeling in de gezondheidszorg

Aangifte doen van medische handelingen bij organisaties

Gedragsindicatoren

Maakt prestatiestaten op voor sociale zekerheidsinstellingen en mutualiteiten

Kennis

Nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen

Medisch-technisch materiaal ontvangen

Gedragsindicatoren

Controleert de binnengekomen bestellingen aan de hand van de bestelbon
Contacteert leveranciers in geval van fouten bij bestellingen, leveringen of facturen
Controleert backorder leveringen
Stockeert de binnengekomen materialen op hun vaste plaats

Specifieke competenties

Boekhoudkundig beheer uitvoeren

Gedragsindicatoren

Komt wettelijke en fiscale verplichtingen na
Volgt de (uitbestede) boekhouding op
Berekent of interpreteert omzetcijfers
Maakt een inventaris op
Houdt gegevens en documenten bij over inkomsten en uitgaven
Controleert de facturatie

Kennis

Software voor accountancy
Boekhoudkundig beheer

De voorraad opvolgen

Gedragsindicatoren

Houdt gegevens bij over het verbruik van producten
Controleert de staat en de omvang van de voorraad
Houdt gegevens bij over leveringen van producten

Kennis

Inventaristechnieken
Stock- en bevoorradingsbeheer
Software voor voorraadbeheer
FIFO-principe (First In - First Out)

De gegevensinvoer controleren

Gedragsindicatoren

Leest na
Gebruikt woordenboeken om de spelling te controleren

Post en mails administratief beheren

Gedragsindicatoren

Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
Slaat de documenten op volgens afspraak
Volgt de huisstijl
Ontvangt en verdeelt de post
Verstuurt mails of post volgens afspraak

Kennis

Stenografie
Kantoorsoftware
Administratief beheer
Frankeermachine
Digitale samenwerkingstools

Bestellingen plaatsen

Gedragsindicatoren

Berekent de te bestellen hoeveelheden
Wisselt informatie uit met leveranciers en verantwoordelijke
Meldt tekorten aan de verantwoordelijke
Registreert de bestelling
Handelt de bestelling af volgens de tijdsmarges en prioriteiten zoals voorgeschreven in de richtlijnen

Kennis

Stock- en bevoorradingsbeheer
Software voor voorraadbeheer

Soft skills

Zorgvuldigheid

Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Samenwerken

Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 381 vacatures voor het beroep "Medewerker medisch secretariaat" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

41 %

vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands

Type contract

45 %

biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

63 %

is
voltijds

Zie alle kerncijfers

Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.