Secrétaire médical (h/f/x)

Autres appellations

Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative · Technicien / Technicienne de l'information médicale - TIM · Secrétaire médicosocial / médicosociale · Technicien administratif et social / Technicienne administrative et sociale · Télésecrétaire médical / médicale ·

Medical Management Assistent (h/f/x)

Métiers proches

Assistant de direction Secrétaire comptable

Secteurs associés

Santé et action sociale

En bref

Vous vous occupez de l'administration d'un cabinet médical ou d'un hôpital. Vous recevez les patients, prenez des rendez-vous et assurez le suivi des dossiers médicaux et des livraisons. Vous communiquerez avec les patients, les médecins et les infirmières.

Compétences

Compétences essentielles

Accueillir les personnes

Savoir-faire

Soigne son langage et son attitude envers les visiteurs selon les lignes directrices
Note la demande du client
Examine s'il/elle est capable et qualifié pour répondre
Suit les procédures de sécurité en ce qui concerne l'accès
Identifie le visiteur
Enregistre le visiteur
Pose des questions ciblées afin de déterminer l'objectif du visiteur
Accompagne le ou les visiteur(s) dans l'espace de réception

Connaissances

Modalités d'accueil

Encaisser le montant d'une vente

Savoir-faire

Applique les réductions
Encaisse et rend la monnaie
Contrôle la validité des moyens de paiement
Donne une attestation de paiement
Calcule le prix de vente et les coûts supplémentaires
Recherche les données des clients
Encaisse électronique

Connaissances

Modes de paiement
Règles de tenue de caisse
Détermination du prix et de la TVA

Renseigner des documents médico-administratifs

Savoir-faire

Gère avec discrétion les informations confidentielles
Enregistre les données dans le dossier du patient
Fournit au patient les documents de soins pour le remboursement
Fait des rapports, des comptes-rendus et des lettres d'introduction

Connaissances

Charte des droits du patient
Nomenclature des actes médicaux

Constituer des dossiers administratifs

Savoir-faire

Collecte, sélectionne et organise les documents par rubriques et catégories
Fait des recherches pour compléter les dossiers
Contrôle que les bases de données sont mises à jour

Connaissances

Gestion administrative

Assurer un accueil téléphonique

Savoir-faire

Utilise une centrale téléphonique (répondeur, encodage des numéros, casque, …)
Répond au téléphone selon les directives spécifiques à l'entreprise
Recherche des numéros de téléphone
Sélectionne la personne de contact demandée ou, s'il est absente, cherche un collègue
Prend note des messages et les transmet

Connaissances

Techniques de communication
Techniques de prévention et de gestion de conflits
Techniques d'écoute et de la relation à la personne
Accueil téléphonique
Modalités d'accueil

Planifier des rendez-vous médicaux selon le type d'intervention et le degré d'urgence

Savoir-faire

Respecte le planning et le déroulement des consultations, en tenant compte des priorités pertinentes
Estime l'urgence de l'appel d'une personne ayant besoin de soins et essaie d'intercaler les cas urgents dans l'agenda
Informe le médecin
Estime de manière réaliste le temps nécessaire pour un traitement sur base des informations reçues du médecin et du patient
Planifie les rendez-vous en tenant compte du temps nécessaire pour le traitement et le nettoyage et la désinfection
Planifie les rendez-vous en tenant compte de l'agenda du médecin et de l'organisation au sein de la pratique médicale
Planifie des rendez-vous (supplémentaires) avec la personne nécessitant des soins en tenant compte des délais de livraison du laboratoire (matériaux, …)
Appelle, lors d'annulation, un patient qui se trouve sur la liste d'attente
Sélectionne les délégués, selon l'accord du médecin, et leur donne un rendez-vous
Informe le médecin des changements dans l'agenda
Travaille selon les directives et protocoles
Signale et rapporte les points problématiques au médecin

Connaissances

Principes de la relation client
Techniques de planification
Terminologie médicale
Outils bureautiques

Actualiser le dossier médical du patient

Savoir-faire

Vérifie les informations des patients connus pour les mettre à jour dans le système
Remplit, au cours de l'examen ou du traitement les données, conformément aux accords et/ou codes internes
Classe les documents selon les accords internes (radiographies, lettres de référence, attestations, résultats d'examens, …)
Fait des recherches sur les informations complémentaires
Gère les informations des patients dans la confidentialité
Saisit les comptes rendus d'actes médicaux

Connaissances

Terminologie médicale
Charte des droits du patient
Nomenclature des actes médicaux
Gestion administrative
Partage électronique des données dans le domaine des soins de santé

Effectuer la déclaration d'actes médicaux auprès d'organismes spécifiques

Savoir-faire

Fait des états de prestations pour les institutions de sécurité sociale et les mutualités

Connaissances

Nomenclature des actes médicaux

Réceptionner des éléments médico-techniques

Savoir-faire

Vérifie que les commandes reçues correspondent au bon de commande
Contacte les fournisseurs en cas d'erreurs dans les commandes, les livraisons ou les factures
Contrôle les livraisons
Stocke les matériaux reçus à leur place

Compétences spécifiques

Réaliser une gestion comptable

Savoir-faire

Respecte les obligations légales et fiscales
Suit la comptabilité (sous-traitée)
Calcule et interprète le chiffre d'affaires
Fait un inventaire
Garde les données et documents sur les recettes et dépenses
Contrôle la facturation

Connaissances

Logiciels comptables
Gestion comptable

Suivre l'état des stocks

Savoir-faire

Tient des registres sur la consommation des produits
Vérifie l'état et la taille du stock
Tient des registres sur les livraisons des produits

Connaissances

Techniques d'inventaire
Gestion des stocks et des approvisionnements
Logiciels de gestion de stocks
FIFO (First In - First Out)

Contrôler la saisie d'informations

Savoir-faire

Relit
Utilise des dictionnaires pour contrôler l'orthographe

Réaliser la gestion administrative du courrier

Savoir-faire

Prépare le courrier pour l'expédition (plier, mettre dans des enveloppes, affranchir, …)
Enregistre les documents conformément aux accords
Suit le style de l'entreprise
Reçoit et distribue le courrier
Envoie du courrier selon l'accord

Connaissances

Sténographie
Outils bureautiques
Gestion administrative
Machine à affranchir
Outils numériques de collaboration

Etablir une commande

Savoir-faire

Calcule la quantité à commander
Echange des informations avec des fournisseurs et des responsables
Signale les manques du stock au responsable
Enregistre la commande
Traite la commande conformément aux délais et aux priorités tel que prescrit dans les directives

Connaissances

Gestion des stocks et des approvisionnements
Logiciels de gestion de stocks

Soft skills

Diligence

Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Offres d'emploi

Formations

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Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 381 offres d’emploi pour le métier "Secrétaire médical (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

41 %

exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

45 %

proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

63 %

proposent
un temps plein

Voir tous les chiffres clés

Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.

FHPB - Fédération des Hôpitaux Privés de Belgique