Verantwoordelijke verkoopadministratie

Alternatieve namen

Verantwoordelijke beheer verkoopadministratie · Administratief kaderlid verkoop · Verantwoordelijke bestellingenbeheer · Adjunct-verantwoordelijke verkoopadministratie · Verantwoordelijke afdeling verkoop ·

Gelijkaardige beroepen

Technisch adviseur klantenondersteuning Verantwoordelijke klantendienst Sales manager

Aanverwante sectoren

Autohandel Groothandel Kleinhandel

Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren. Naar de lijst met alle sectoren

In het kort

Je coördineert het beheer van verkoopcontracten. Je bent aanspreekpunt voor klanten, interne en externe diensten.

Competenties

Essentiële competenties

De activiteiten van een team coördineren

Gedragsindicatoren

Organiseert en leidt teamvergaderingen
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures

Kennis

Leiderschap
Management
Organisatie en planning van activiteiten

Administratieve procedures voor de behandeling van orders vastleggen

Gedragsindicatoren

Analyseert de acties tussen het ontvangen van een order en het leveren van een product

Kennis

Handelsrecht
Regelgeving e-commerce
Organisatie van de logistieke keten
Douanereglementering
E-procurement

De toepassing van orderprocedures controleren

Gedragsindicatoren

Stelt problemen in het ordertraject vast
Analyseert de oorzaak van problemen en past de procedures aan

Kennis

Handelsrecht
Regelgeving e-commerce
Organisatie van de logistieke keten
Douanereglementering
E-procurement

Verbetertrajecten voorstellen

Gedragsindicatoren

Vergelijkt prestatie-indicatoren met de behaalde resultaten
Verzamelt, registreert en analyseert gegevens en resultaten
Legt op basis van de doelstellingen van de dienst regels en prestatie-indicatoren vast om activiteiten op te volgen (klanttevredenheidsindicatoren, operationele indicatoren, ...)
Stelt verbeterpunten op voor korte en lange termijn
Houdt rekening met de strategie en het budget
Volgt technologische ontwikkelingen op

Kennis

Kwaliteitsnormen
Key Performance Indicators (KPI)
Kwaliteitsmanagementsystemen
Kwaliteitsmanagement

Een verkoopcontract onderhandelen en afsluiten

Gedragsindicatoren

Bezorgt de klant een prijsopgave
Zoekt een aanbod dat voldoet aan de verschillende belangen
Komt tot duidelijke afspraken en legt schriftelijk een overeenkomst vast
Stelt alternatieven en het effect ervan op de kostprijs voor
Overlegt over de marges waarbinnen de prijzen kunnen schommelen
Stelt offertes op met prijs-, leverings- en betalingsvoorwaarden

Kennis

Kostprijsberekening
Verkooptechnieken
Verkoopcontract
Onderhandelingstechnieken

Een productieplanning opstellen

Gedragsindicatoren

Informeert zich over de haalbaarheid en beperkingen verbonden aan het productieproces
Registreert contracten zodanig dat de andere afdelingen (planning, productie, transport, …) inzicht hebben in de contractafspraken van lopende orders
Overlegt met afdelingshoofden (planning, productie, transport, …) over de korte termijn productieplanning (prioriteiten, problemen, …)

Kennis

Organisatie van de logistieke keten

Productieorders opstarten en ze doorsturen naar de betrokken diensten

Gedragsindicatoren

Stelt in overleg een orderbevestiging op met alle technische aspecten
Stelt in overleg een werkopdracht op met de opeenvolgende stappen voor het tot stand komen van het order

Kennis

Kantoorsoftware
Software voor Enterprise Resource Planning (ERP)

De voortgang van de productie volgen

Gedragsindicatoren

Raadpleegt productierapporten
Wisselt informatie uit en overlegt met andere afdelingen (doorsturen gegevens om bij te sturen, systematisch informeren en rapporteren)
Bespreekt alternatieven met andere afdelingen bij problemen met het realiseren van de productieplanning (uitbesteden van een deel van de productie, aanwerven extra personeel, een oplossing uitwerken met de klant, …)

Kennis

Bevoorradingsmethodes
Organisatie van de logistieke keten

Toezicht houden op het beheer van klantenportefeuilles

Kennis

Statistische analyse
Budgetbeheer
Financieel beheer
Elektronisch klantenrelatiebeheer (e-CRM)
Software voor klantenbeheer (CRM)

De administratieve opvolging van de klantenrekeningen controleren

Gedragsindicatoren

Geeft alle kostprijsgegevens op het einde van het ordertraject door aan de boekhoudkundige afdeling voor het maken van een factuur
Volgt de evoluties van accountrekeningen stipt op
Signaleert accountrekeningen die dreigen in problemen te komen volgens interne procedures
Bespreekt met een account mogelijkheden om tekorten te vermijden of weg te werken

Kennis

Statistische analyse
Financieel beheer

Geschillen- of klachtendossiers behandelen

Gedragsindicatoren

Verzamelt documenten om de klacht te onderzoeken
Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
Doet een voorstel voor oplossing volgens de gangbare procedures
Wisselt informatie uit met interne en externe diensten
Brengt betrokkene(n) op de hoogte van procedures en de verdere dossierbehandeling

Kennis

Geschillenregeling
Klachtenbehandeling
Juridisch geschillenbeheer

Personeelsbeheer uitvoeren

Gedragsindicatoren

Zorgt voor de begeleiding van nieuwkomers, stagiairs, …
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Doet voorstellen ter verbetering van het personeelsbeleid
Houdt personeelsdossiers actueel
Werft en selecteert nieuwe medewerkers
Regelt verloning en sluit arbeidsovereenkomsten

Kennis

Sociale wetgeving
Personeelsbeheer
Aanwervingstechnieken
Loopbaanbeheer
Opleidingenaanbod

De verzending van een bestelling organiseren

Gedragsindicatoren

Stelt een leveringsschema op
Overlegt met interne of externe transporteurs over routes, levertijden, …

Kennis

Stock- en bevoorradingsbeheer

De behandeling van orders organiseren

Gedragsindicatoren

Houdt bij het organiseren van de opdrachten zo veel mogelijk rekening met de wensen van de klant
Raadpleegt interne en externe informatiebronnen om de opdracht te plannen en te organiseren

Kennis

Organisatie van de nationale en internationale transportketen
Software voor Enterprise Resource Planning (ERP)
Planningsinstrumenten
Transport Management Systeem (TMS)

Technische oplossingen voorstellen aan een klant

Gedragsindicatoren

Doet een voorstel voor oplossing volgens de gangbare procedures
Wisselt informatie uit met interne en externe diensten of het management
Stelt vragen ter verduidelijking
Stelt een dossier samen
Omschrijft de technische en administratieve eisen van de opdracht

Kennis

Bemiddelingstechnieken
Dienst na verkoop

Specifieke competenties

Verkoopadministratie doen

Kennis

Regelgeving e-commerce
E-commerce
Technieken voor exportverkoop
E-procurement

De strategische doelstellingen van een organisatie bepalen

Gedragsindicatoren

Legt strategische doelstellingen vast en schrijft ze uit in een werkprogramma
Gaat na of elk element van de missie en visie is vervat in één of meerdere strategische doelstellingen
Raadpleegt informatiebronnen voor monitoring en evaluatie (markt- en klantgegevens, concurrentiepositie, prijzen, financiële parameters, ...)
Bepaalt prioriteiten bij het aansturen van de organisatie
Voert analyses uit en trekt daaruit conclusies (SWOT-analyse, Porter krachtenmodel, product-markt matrix, …)
Analyseert de missie en visie van de organisatie
Omschrijft de verwachte resultaten voor de verschillende actiedomeinen

Kennis

Key Performance Indicators (KPI)
Strategische beleidsplanning

Een aanbesteding uitschrijven

Gedragsindicatoren

Volgt de wettelijke procedures om te kiezen voor een aanbestedingsvorm en de manier van bekendmaking
Selecteert bedrijven volgens de wettelijke voorschriften
Bepaalt en omschrijft de gunningcriteria en hun gewicht
Voegt een bestek en/of andere opdrachtdocumenten toe

Kennis

Wetgeving voor overheidsopdrachten
Aanbestedingsprocedures

Een lastenboek opstellen

Gedragsindicatoren

Berekent hoeveelheden en kwaliteiten
Identificeert de taken post per post, de soorten materialen en hoe ze in cijfers te vertalen (voorziene, vaste en forfaitaire hoeveelheden, …)
Omschrijft de technische en administratieve eisen van de opdracht

Kennis