Responsable de l'administration des ventes (h/f/x)

Autres appellations

Responsable de la gestion des commandes · Adjoint / Adjointe au responsable de l'administration des ventes · Responsable de gestion administrative des ventes · Responsable administratif / administrative des ventes · Cadre administratif / administrative ventes ·

Responsable de l'exploitation des ventes Responsable de l'administration des ventes Gestionnaire de contrats de vente - Contract manager

Métiers proches

Conseiller technique pour le support à la clientèle Responsable des relations client Sales manager

Secteurs associés

Commerce automobile Commerce de détail Commerce de gros

Ce métier est transversal, il se retrouve dans la plupart des secteurs. Vers la liste de tous les secteurs

En bref

Vous coordonnez la gestion des contrats de vente. Vous êtes le point de contact pour les clients, les services internes et externes.

Compétences

Compétences essentielles

Coordonner l'activité d'une équipe

Savoir-faire

Organise et dirige les réunions d'équipe
Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
Mène les entretiens de planification, de fonctionnement et d'évaluation
Définit un planning et l'adapte en fonction des circonstances
Répartit les tâches et les responsabilités
Informe, accompagne, guide et motive les (nouveaux) collaborateurs
Surveille la mise en œuvre des projets et le respect des procédures

Connaissances

Animation d'équipe
Management
Organisation et planification des activités

Définir des procédures administratives de traitement des commandes

Savoir-faire

Analyse les actions entre la réception d'une commande et la livraison d'un produit

Connaissances

Droit commercial
Réglementation du commerce électronique
Organisation de la chaîne logistique
Réglementation des douanes
E-procurement

Contrôler l'application des procédures de commande

Savoir-faire

Constate les problèmes dans le processus de commande
Analyse la cause des problèmes et adapte les procédures

Connaissances

Droit commercial
Réglementation du commerce électronique
Organisation de la chaîne logistique
Réglementation des douanes
E-procurement

Proposer des axes d'amélioration

Savoir-faire

Compare les indicateurs de performance avec les résultats atteints
Collecte, enregistre et analyse les données et les résultats
Etablit, sur la base des objectifs du service, des règles et des indicateurs de prestation pour suivre les activités (indicateurs de satisfaction du client, indicateurs opérationnels, ...)
Définit des points d'amélioration pour le court et le long terme
Prend en compte la stratégie et le budget
Suit les développements technologiques

Connaissances

Normes qualité
Indicateurs de performance (ICP / KPI)
Système de Management de la Qualité (SMQ)
Management de la qualité

Etablir un contrat de vente

Savoir-faire

Fournit un devis au client
Cherche une offre qui satisfait les différents intérêts
Arrive à un accord clair et fixe l'accord par écrit
Propose des alternatives et leur impact sur le coût de revient
Discute les marges dans lesquelles les prix peuvent fluctuer
Rédige des devis avec le prix, les conditions de livraison et les conditions de paiement

Connaissances

Chiffrage/calcul de coût
Techniques de vente
Vente de contact
Techniques de négociation

Elaborer un planning de production

Savoir-faire

S'informe sur la faisabilité et les limites du processus de production
Enregistre les contrats tels que les autres services comprennent les accords contractuels de commandes en cours (planning, production, transport, ...)
Consulte les chefs de département (planification, production, transport, ...) sur le planning de production à court terme (priorités, problèmes, …)

Connaissances

Organisation de la chaîne logistique

Déclencher un ordre de production et le transmettre au service concerné

Savoir-faire

Rédige, en concertation, une confirmation de commande avec tous les aspects techniques
Rédige, en concertation, une affectation de travail avec les étapes successives pour réaliser la commande

Connaissances

Outils bureautiques
Progiciels de Gestion Intégrée (PGI) / Enterprise Resource Planning (ERP)

Suivre l'état d'avancement de la fabrication d'un produit

Savoir-faire

Consulte les rapports de production
Echange des informations et consulte les autres services (transmission des données pour ajustement, informer systématiquement et faire des rapports)
Discute des alternatives avec d'autres ministères pour des problèmes avec la réalisation de la production (l'externalisation d'une partie de la production, recruter du personnel supplémentaire, de trouver une solution avec le client, …)

Connaissances

Méthodes d'approvisionnement
Organisation de la chaîne logistique

Superviser la gestion de portefeuille de comptes clients

Connaissances

Analyse statistique
Gestion budgétaire
Gestion financière
Management électronique de relation client (e-CRM)
Logiciel de gestion clients

Contrôler le suivi administratif de comptes clients

Savoir-faire

Affiche toutes les données de coûts à la fin du processus de commande par le biais de service de la comptabilité pour la création d'une facture
Suit l'évolution des comptes du client ponctuellement
Signale les comptes du client qui menacent d'avoir des problèmes conformément aux procédures internes
Discute avec le client des possibilités pour éviter ou éliminer les déficits

Connaissances

Analyse statistique
Gestion financière

Traiter des dossiers de contentieux (litiges, réclamations ...)

Savoir-faire

Collecte les documents pour enquêter sur le client
Gère avec discrétion les informations confidentielles
Fait une proposition de solution selon les procédures habituelles
Echange des informations avec des services internes et externes
Met au courant la(les) personne(s) concernée(s) des procédures et du traitement du dossier

Connaissances

Réglementation du contentieux
Traitement des plaintes
Gestion juridique des contentieux

Réaliser la gestion des ressources humaines

Savoir-faire

S'occupe de l'accompagnement des nouveaux arrivants, des stagiaires, …
Suit les compétences des collaborateurs dans le but de discuter des possibilités de formations avec les personnes concernées
Fait des propositions d'amélioration de la gestion du personnel
Tient à jour les dossiers du personnel
Recrute et sélectionne de nouveaux collaborateurs
Règle la rémunération et conclut un contrat de travail

Connaissances

Législation sociale
Gestion des Ressources Humaines
Techniques de recrutement
Gestion des carrières
L'offre de formation

Organiser l'expédition d'une commande

Savoir-faire

Rédige un schéma de livraison
Se met d'accord avec les transporteurs internes ou externes sur les trajets, les délais de livraison, …

Connaissances

Gestion des stocks et des approvisionnements

Organiser le traitement des commandes

Savoir-faire

Tient compte des souhaits du client en organisant les tâches
Consulte l'information interne et externe afin de planifier et organiser la tâche

Connaissances

Organisation de la chaîne de transport national et international
Progiciels de Gestion Intégrée (PGI) / Enterprise Resource Planning (ERP)
Outils de planification
Systèmes de gestion des transports (Transport Management System - TMS)

Proposer des solutions techniques à un client

Savoir-faire

Fait une proposition de solution selon les procédures habituelles
Echange des informations avec des services internes et externes ou la direction
Pose des questions pour clarifier
Compose un dossier
Décrit les exigences techniques et administratives de la tâche

Connaissances

Techniques de médiation
Service Après Vente (SAV)

Compétences spécifiques

Réaliser l'administration des ventes

Connaissances

Réglementation du commerce électronique
E-commerce
Techniques de vente export
E-procurement

Définir les orientations stratégiques d'une structure

Savoir-faire

Fixe les objectifs stratégiques et les écrit dans un programme de travail
Vérifie que chaque élément de la mission et de la vision est intégré dans un ou plusieurs objectifs stratégiques
Consulte les sources d'information pour le monitoring et l'évaluation (données du marché et des clients, veille concurrentielle, prix, paramètres financiers, ...)
Détermine les priorités dans la gestion de l'organisation
Effectuer des analyses et tirer des conclusions (analyse SWOT, modèle de forces de Porter, Product-Market Growth Matrix,...)
Analyse la mission et la vision de l'organisation
Identifie les résultats attendus pour les differentes domaines d'actions

Connaissances

Indicateurs de performance (ICP / KPI)
Planification politique stratégique

Réaliser un appel d'offre

Savoir-faire

Suive les procédures légales pour choisir une forme d'appels d'offre et le mode de publication
Sélectionne les entreprises selon les exigences légales
Détermine et décrit les critères d'attribution et leur importance
Ajoute un cahier des charges et / ou d'autres documents contractuels

Connaissances

Code des marchés publics
Procédures d'appels d'offres

Etablir un cahier des charges

Savoir-faire

Calcule les quantités et les qualités
Identifie les tâches poste par poste, les types de matériaux et la façon de les calculer (quantités prévues, fixes et forfaitaires, …)
Décrit les exigences techniques et administratives de la tâche

Connaissances

Calcul de quantité
Normes qualité

Négocier un contrat

Savoir-faire

Demande des devis
Compare les devis reçus
Consigne l'accord par écrit
Compare les devis (prix, qualité, conditions, délais, …)
Suit les accords et les conditions du contrat

Connaissances

Chiffrage/calcul de coût
Techniques de vente
Techniques de négociation
E-procurement
Procédures d'appels d'offres

Soft skills

Diligence

Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Offres d'emploi

Formations

Découvrez les formations spécifiques et transversales pour ce métier.

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Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 25 offres d’emploi pour le métier "Responsable de l'administration des ventes (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

56 %

exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

72 %

proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

88 %

proposent
un temps plein

Voir tous les chiffres clés

Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.

COMEOS - Fédération belge du Commerce et des Services