Technisch-administratief medewerker

Alternatieve namen

Technisch secretaris in de bouw · Assistent kwaliteit · Technicus administratief beheer · Assistent bedrijfsbeheer · Verantwoordelijke zakenreizen ·

Gelijkaardige beroepen

Polyvalent administratief medewerker

Aanverwante sectoren

Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren. Naar de lijst met alle sectoren

In het kort

Je ondersteunt technische projecten en opdrachten en zorgt voor het administratief beheer.

Competenties

Essentiële competenties

De activiteiten opvolgen

Gedragsindicatoren

Houdt gegevens bij (tijdstip, materiaal, problemen, ...)
Wisselt informatie uit met medewerkers, verantwoordelijke of externen

Kennis

Communicatietechnieken

Een aanbesteding uitschrijven

Gedragsindicatoren

Maakt een overzicht van de uit te voeren prestaties
Stelt voorwaarden over termijn van indiening, leveringstermijnen, betalingsmodaliteiten, kwaliteitsvereisten, ...
Werkt een lastenboek uit met de technische en administratieve eisen
Selecteert leveranciers of organisaties waaraan de aanbesteding wordt bekend gemaakt of maakt de aanbesteding openbaar

Kennis

Wetgeving voor overheidsopdrachten
Aanbestedingsprocedures

Klanten informeren

Gedragsindicatoren

Bezorgt informatiemateriaal
Verwijst klanten door bij onbeantwoorde vragen
Past taalgebruik aan
Stelt gerichte vragen over de wensen van de klant
Schat de wensen en behoeften van de klanten in
Registreert klantencontacten volgens de kwaliteitsprocedures

Kennis

Communicatietechnieken
Principes van klantvriendelijkheid

Inschrijven op een aanbesteding

Gedragsindicatoren

Stelt specificaties op
Analyseert de administratieve en technische eisen van de opdracht
Beschrijft de soorten materialen en hun hoeveelheden (voorziene, vaste en forfaitaire hoeveelheden, …)
Maakt een overzicht van de uit te voeren activiteiten en de hieraan verbonden kosten (directe en indirecte kosten)
Legt algemene voorwaarden vast
Kiest een prijsformule (absoluut forfait, relatief forfait, in eigen beheer, …)
Respecteert de deadlines
Stelt alternatieven voor en hun effect op de kostprijs
Vermeldt prijzen en timing bij de onderdelen van het voorstel
Hanteert marktconforme prijzen of tarieven

Kennis

Wetgeving voor overheidsopdrachten
Bestek van bijzondere technische clausules
Bestek van bijzondere administratieve clausules
Aanbestedingsprocedures

Documenten of informatie klasseren

Gedragsindicatoren

Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
Respecteert de regelgeving (privacy, archivering, ...)
Zorgt voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke opstelling van de documenten
Maakt een overzicht van wat zich waar bevindt

Kennis

Klassement- en archiveringsmethodes
Informatiebeheer

Digitale documenten beheren

Gedragsindicatoren

Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
Slaat documenten op volgens richtlijnen
Volgt de huisstijl

Kennis

Digitaliseringstechnieken
Kantoorsoftware
Informatiebeheer

Boordtabellen opstellen

Gedragsindicatoren

Stelt statistieken, rapporten en verslagen op
Assisteert de bedrijfsrevisor bij het opstellen van het verslag

Kennis

Boekhoudkundige en financiële analyse
Statistische analyse
Boordtabellen
Software voor accountancy
Boekhoudkundig beheer
Administratief beheer
International Financial Reporting Standards (IFRS)

Een budget beheren

Gedragsindicatoren

Neemt maatregelen bij overschrijding van het budget
Legt verantwoording af over het budgetbeheer
Analyseert de financiële gegevens en verwerkt ze in rapporten
Bepaalt waaraan het budget wordt besteed
Gaat na wat de financiële ruimte is voor uitgaven, investeringen of besparingen

Kennis

Budgetbeheer

Boekhouding opvolgen

Gedragsindicatoren

Komt wettelijke en fiscale verplichtingen na
Volgt de (uitbestede) boekhouding op
Berekent of interpreteert omzetcijfers
Maakt een inventaris op
Houdt gegevens en documenten bij over inkomsten en uitgaven

Kennis

Algemene boekhouding
Software voor accountancy

Werfvergaderingen en werfbezoeken organiseren

Gedragsindicatoren

Inventariseert in overleg het doel, aard en de voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst
Maakt een overzicht van uit te voeren voorbereidende taken
Stelt een deelnemerslijst op
Stelt een agenda op
Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
Noteert verontschuldigingen
Reserveert ruimte en faciliteiten

Een verslag opstellen van een vergadering

Gedragsindicatoren

Onderscheidt hoofd- en bijzaken
Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
Noteert verontschuldigingen
Stelt op basis van notulen een verslag of besluitenlijst op
Verzendt verslag of besluitenlijst aan de deelnemers

Kennis

Redactionele normen
Kantoorsoftware
Technieken om nota's te nemen

Contractstukken overmaken

Gedragsindicatoren

Bezorgt de documenten aan de klant en laat ze indien nodig ondertekenen
Volgt administratieve procedures en richtlijnen
Registreert transacties en klantencontacten

Kennis

Kantoorsoftware
Administratief beheer
Software voor klantenbeheer (CRM)

Specifieke competenties

De behandeling van een order opvolgen

Gedragsindicatoren

Brengt de klant op de hoogte van de levering van het product of de dienst of van wijzigingen in de leveringstermijn
Informeert de klant of eindgebruiker bij wijzigingen in de planning of problemen
Vraagt en geeft feedback over de stand van zaken van een order
Controleert de doorstroming van bestellingen naar andere interne diensten (verkoop, magazijn, boekhouding, ...)
Gaat na of een bestelling zonder beschadiging en tijdig geleverd werd

Kennis

Organisatie van de logistieke keten
Wet marktpraktijken en consumentenbescherming (WMPC)
Software voor klantenbeheer (CRM)
Dienst na verkoop

Assisteren bij de voorbereiding van laboratoriumonderzoek

Gedragsindicatoren

Volgt aanwijzingen op
Controleert de meet- en analyseapparaten volgens vastgelegde normen en procedures
Houdt gegevens bij over het verloop van de werkzaamheden
Verzamelt en registreert gegevens en resultaten (metingen, berekeningen, …)
Brengt documenten in orde (aanvraagformulieren, …)

Verplaatsingen van medewerkers organiseren

Gedragsindicatoren

Raadpleegt projectplanning en technische documenten (plannen, lastenboeken, …)
Informeert de medewerkers over de opdracht
Controleert of de benodigde materialen , machines en gereedschappen aanwezig zijn en verifieert of deze gebruiksklaar zijn
Kijkt na of alles correct ingeladen is

Kennis

Veiligheidsregels
Communicatietechnieken

Soft skills

Zorgvuldigheid

Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Samenwerken

Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Kerncijfers

Van januari 2023 t.e.m. december 2024, ontving Actiris 264 vacatures voor het beroep "Technisch-administratief medewerker" (exclusief partneraanbiedingen).