Overslaan naar hoofdinhoud

Polyvalent administratief medewerker

Alternatieve namen

Administratief medewerker · Medewerker secretariaat · Typist · Dossierbeheerder · Klerk · Polyvalent administratief ondersteuner

Gelijkaardige beroepen

Technisch-administratief medewerker

Aanverwante sectoren

Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren. Naar de lijst met alle sectoren

In het kort

Je doet de administratie in een bedrijf. Je beantwoordt telefoons en werkt met de computer.

Competenties

Essentiële competenties

De voorraad opvolgen
Gedragsindicatoren
  • Houdt gegevens bij over het verbruik van producten
  • Controleert de staat en de omvang van de voorraad
  • Houdt gegevens bij over leveringen van producten
Kennis
  • Inventaristechnieken
  • Stock- en bevoorradingsbeheer
  • Software voor voorraadbeheer
  • FIFO-principe (First In - First Out)
Indexeren van bestanden en referentiedocumenten
Gedragsindicatoren
  • Verwerkt archiefstukken per categorie of rubriek (identificeren, coderen, registreren, …)
  • Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
  • Registreert uitgeleende documenten
Kennis
  • Klassement- en archiveringsmethodes
Post ontvangen en verdelen
Gedragsindicatoren
  • Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Controleert de zending en tekent het ontvangstbewijs af
  • Stelt de stukken ter beschikking van de afdelingen
Kennis
  • Kantoorsoftware
Documenten of informatie klasseren
Gedragsindicatoren
  • Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
  • Respecteert de regelgeving (privacy, archivering, ...)
  • Zorgt voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke opstelling van de documenten
  • Maakt een overzicht van wat zich waar bevindt
Kennis
  • Klassement- en archiveringsmethodes
  • Informatiebeheer
Documenten digitaliseren
Gedragsindicatoren
  • Verzorgt de lay-out
  • Typt foutloos en blind
  • Voert gegevens in
  • Scant documenten in
  • Slaat digitale data elektronisch op
  • Leest na en controleert de eigen ingevoerde informatie
Kennis
  • Digitaliseringstechnieken
  • Dactylografie
  • Transcriptiesoftware

Specifieke competenties

Personen onthalen
Gedragsindicatoren
  • Verzorgt taal en houding in contact met bezoekers volgens richtlijnen
  • Noteert de vraag van de klant
  • Weegt af of hij/zij in staat en bevoegd is om zelf te antwoorden
  • Volgt de veiligheidsprocedures i.v.m. toegang op
  • Identificeert de bezoeker
  • Registreert de bezoeker
  • Stelt gerichte vragen om het doel van de bezoeker te achterhalen
  • Begeleidt bezoeker(s) naar de ontvangstruimte
Kennis
  • Onthaaltechnieken
De status van dossiers opvolgen
Gedragsindicatoren
  • Vervolledigt gegevens volgens afspraken
  • Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog
Kennis
  • Dossierbeheer
Personeel administratief opvolgen
Gedragsindicatoren
  • Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
  • Houdt de gegevens in dossiers actueel
Kennis
  • Sociale wetgeving
  • Arbeidsrecht
  • Personeelsadministratie
Contracten administratief beheren
Gedragsindicatoren
  • Verzamelt en controleert alle nodige informatie en documenten
  • Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
  • Deelt informatie tussen betrokkenen
Kennis
  • Administratief beheer
  • Dossierbeheer
Vergaderingen praktisch organiseren
Gedragsindicatoren
  • Legt (vergader)zalen vast
  • Zet (vergader)zalen klaar
  • Reserveert media
  • Zorgt voor catering

Soft skills

Zorgvuldigheid
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
Communiceren
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Samenwerken
Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Beschik jij al over de vaardigheden voor deze baan?

Heb je reeds vaardigheden door ervaring, maar geen officieel certificaat (diploma, opleiding)? Laat ze erkennen om je kansen op een job te vergroten.

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 8.069 vacatures voor het beroep "Polyvalent administratief medewerker" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

28 %
vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands

Type contract

56 %
biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

89 %
is
voltijds
Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.