Assistant technique et administratif (h/f/x)

Autres appellations

Assistant / Assistante d'ingénieur / d'ingénieure · Secrétaire technique de la construction · Secrétaire technique bureau d'études · Secrétaire technique · Secrétaire d'affaires ·

Métiers proches

Agent administratif polyvalent

Secteurs associés

Ce métier est transversal, il se retrouve dans la plupart des secteurs. Vers la liste de tous les secteurs

En bref

Vous soutenez les projets et missions techniques et vous assurez la gestion administrative.

Compétences

Compétences essentielles

Réaliser un suivi d'activité

Savoir-faire

Garde une trace des données (temps, matériel, problèmes...)
Échange des informations avec des collègues, des gestionnaires ou des parties externes

Connaissances

Techniques de communication

Réaliser un appel d'offre

Savoir-faire

Fait un aperçu des prestations à réaliser
Définit les conditions d'admission, les délais de livraison, les modalités de paiement, les normes de qualité, ...
Rédige un cahier des charges avec des exigences techniques et administratives
Sélectionne les fournisseurs ou les organismes à qui l'appel d'offre est envoyé ou lance un marché public

Connaissances

Code des marchés publics
Procédures d'appels d'offres

Renseigner un client

Savoir-faire

Fournit du matériel d'information
Redirige des clients en cas de questions restées sans réponse
Adapte le langage
Pose des questions ciblées sur les besoins du client
Estime les souhaits et les besoins des clients
Enregistre les coordonnées des clients selon les procédures de qualité

Connaissances

Techniques de communication
Principes de la relation client

Proposer une réponse à un appel d'offre

Savoir-faire

Définit les spécificités
Analyse les exigences administratives et techniques de la tâche
Décrit les types de matériaux et leurs quantités (prévisions, quantités fixes et forfaitaires, …)
Fait un aperçu des activités à réaliser et des coûts liés (coûts directs et indirects)
Stipule les conditions générales
Choisit une formule de prix (forfait absolu, relatif, gestion propre, …)
Respecte les délais
Propose des alternatives et leur impact sur le coût
Inclut les prix et le timing pour les éléments de la proposition
Applique des tarifs ou des prix conformes au marché

Connaissances

Code des marchés publics
Cahier des Clauses Techniques Particulières -CCTP-
Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
Procédures d'appels d'offres

Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

Savoir-faire

Suit les directives pour l'archivage (numérique)
Respecte la réglementation (vie privée, archivage, ...)
Assure une présentation claire et conviviale des documents
Fait un aperçu de ce qui est où

Connaissances

Méthode de classement et d'archivage
Gestion de l'information

Saisir des documents numériques

Savoir-faire

Contrôle le contenu et le langage utilisé dans les documents
Sauvegarde des documents selon les directives
Suit le style de l'entreprise

Connaissances

Techniques de numérisation
Outils bureautiques
Gestion de l'information

Concevoir un tableau de bord

Savoir-faire

Produit des statistiques, comptes-rendus et rapports
Assiste le réviseur d'entreprise dans la préparation du rapport

Connaissances

Analyse comptable et financière
Analyse statistique
Elaboration de tableaux de bord
Logiciels comptables
Gestion comptable
Gestion administrative
Normes comptables International Financial Reporting Standards (IFRS)

Réaliser une gestion budgétaire

Savoir-faire

Prend des mesures quand le budget est dépassé
Rend des comptes sur la gestion budgétaire
Analyse les données financières et les intègre dans les rapports
Détermine l'allocation du budget
Examine la marge financière pour les dépenses, investissements ou les économies

Connaissances

Gestion budgétaire

Réaliser un suivi comptable

Savoir-faire

Respecte les obligations légales et fiscales
Suit la comptabilité (sous-traitée)
Calcule et interprète le chiffre d'affaires
Fait un inventaire
Garde les données et documents sur les recettes et dépenses

Connaissances

Comptabilité générale
Logiciels comptables

Organiser des réunions et des visites de chantier

Savoir-faire

Fait l'inventaire par rapport au but, à la nature et aux conditions de la réunion à organiser
Fait un aperçu des tâches à réaliser
Rédige une liste des participants
Rédige un agenda
Envoie une invitation avec l'ordre du jour et les documents d'accompagnement
Note les excuses
Réserve un espace et des facilités

Rédiger un compte rendu de réunion

Savoir-faire

Distingue les faits importants des autres
Envoie une invitation avec l'ordre du jour et les documents d'accompagnement
Note les excuses
Rédige sur base des procès-verbaux un rapport ou une liste de décisions
Envoie les rapports ou les listes de décisions aux participants

Connaissances

Normes rédactionnelles
Outils bureautiques
Techniques de prise de notes

Transmettre des documents contractuels

Savoir-faire

Donne les documents au client et le fait signer si nécessaire
Suit les procédures administratives et les lignes directrices
Enregistre des transactions et des coordonnées des clients

Connaissances

Outils bureautiques
Gestion administrative
Logiciel de gestion clients

Compétences spécifiques

Réaliser le suivi d'une commande

Savoir-faire

Tient le client au courant de la livraison du produit ou du service ou des changements dans le délai de livraison
Informe le client ou l'utilisateur final des changements dans le planning ou des problèmes
Demande et donne un feedback sur l'état de la situation d'une commande
Contrôle le flux de commandes vers d'autres services internes (vente, entrepôt, comptabilité, ...)
Vérifie si une commande a été livrée sans dommage et à temps

Connaissances

Organisation de la chaîne logistique
Protection du consommateur
Logiciel de gestion clients
Service Après Vente (SAV)

Assister lors de travaux de préparation dans le laboratoire

Savoir-faire

Suit les instructions
Contrôle les appareils de mesure et d'analyse conformément aux normes et procédures établies
Tient des données sur le déroulement des travaux
Recueille et enregistre les données et les résultats (mesures, calculs, …)
Met les documents en ordre (formulaires de demande, …)

Organiser des déplacements professionnels

Savoir-faire

Consulte le planning du projet et les documents techniques (plans, cahiers des charges, …)
Informe les collaborateurs du marché
Contrôle si les matériels, machines et outillages sont présents et vérifie, s'ils sont prêts à utiliser
Vérifie si tout a été correctement chargé

Connaissances

Règles de sécurité
Techniques de communication

Soft skills

Diligence

Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Offres d'emploi

Formations

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Chiffres-clés

De janvier 2023 à décembre 2024, Actiris a reçu 264 offres d’emploi pour le métier "Assistant technique et administratif (h/f/x)" (hors offres des partenaires).