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Agent administratif polyvalent (h/f/x)

Autres appellations

Clerc · Employé / Employée de bureau · Secrétaire administratif / administrative · Auxiliaire de bureau · Assistant / Assistante de service publique · Typiste (h/f/x)

Métiers proches

Assistant technique et administratif

Secteurs associés

Ce métier est transversal, il se retrouve dans la plupart des secteurs. Vers la liste de tous les secteurs

En bref

Vous faites l'administration dans une entreprise. Vous répondez au téléphone et travaillez avec l'ordinateur.

Compétences

Compétences essentielles

Suivre l'état des stocks
Savoir-faire
  • Tient des registres sur la consommation des produits
  • Vérifie l'état et la taille du stock
  • Tient des registres sur les livraisons des produits
Connaissances
  • Techniques d'inventaire
  • Gestion des stocks et des approvisionnements
  • Logiciels de gestion de stocks
  • FIFO (First In - First Out)
Indexer des dossiers et documents de référence
Savoir-faire
  • Traite des pièces d'archives par catégorie ou rubrique (identifier, coder, enregistrer, ...)
  • Suit les directives pour l'archivage (numérique)
  • Enregistre des documents prêtés
Connaissances
  • Méthode de classement et d'archivage
Réceptionner ou enregistrer du courrier
Savoir-faire
  • Gère avec discrétion les informations confidentielles
  • Vérifie l'envoi et signe l'accusé de réception
  • Met les pièces à la disposition des départements
Connaissances
  • Outils bureautiques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Savoir-faire
  • Suit les directives pour l'archivage (numérique)
  • Respecte la réglementation (vie privée, archivage, ...)
  • Assure une présentation claire et conviviale des documents
  • Fait un aperçu de ce qui est où
Connaissances
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Gestion de l'information
Numériser un document
Savoir-faire
  • Soigne la mise en page
  • Tape sans erreur et à l'aveugle
  • Encode des données et tient les bases de données à jour
  • Scanne des documents
  • Enregistre les données électroniques
  • Relit et vérifie les informations encodées par ses soins
Connaissances
  • Techniques de numérisation
  • Pratique de la dactylographie
  • Logiciels de transcription

Compétences spécifiques

Accueillir les personnes
Savoir-faire
  • Soigne son langage et son attitude envers les visiteurs selon les lignes directrices
  • Note la demande du client
  • Examine s'il/elle est capable et qualifié pour répondre
  • Suit les procédures de sécurité en ce qui concerne l'accès
  • Identifie le visiteur
  • Enregistre le visiteur
  • Pose des questions ciblées afin de déterminer l'objectif du visiteur
  • Accompagne le ou les visiteur(s) dans l'espace de réception
Connaissances
  • Modalités d'accueil
Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
Savoir-faire
  • Complète les données selon les accords
  • Met à jour les fichiers en faisant attention aux périodes de rétention
Connaissances
  • Gestion de dossier
Réaliser un suivi administratif du personnel
Savoir-faire
  • Gère avec discrétion les informations confidentielles
  • Tient les présences et les absences des employés
  • Tient les données à jour dans les dossiers
Connaissances
  • Législation sociale
  • Droit du travail
  • Gestion administrative du personnel
Réaliser la gestion administrative des contrats
Savoir-faire
  • Recueille et contrôle tous les documents et informations nécessaires
  • Suit les accords, l'état de la situation , … des dossiers
  • Partage l'info entre les collaborateurs
Connaissances
  • Gestion administrative
  • Gestion de dossier
Préparer et organiser des réunions
Savoir-faire
  • Réserve les salles (de réunion)
  • Prépare les salles (de réunion)
  • Réserve les médias
  • Veille au catering

Soft skills

Diligence
Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs
Communiquer
Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement
Collaborer
Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Offres d'emploi

Formations

Découvrez les formations spécifiques et transversales pour ce métier.

Vous avez déjà des compétences pour ce métier ?

Vous avez de l'expérience et des compétences professionnelles, mais vous ne disposez pas de certification officielle (diplôme de l'enseignement, certification professionnelle suite à une formation) ? Faites-les reconnaître pour améliorer vos chances de trouver un emploi via la validation des compétences.

Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 8.069 offres d’emploi pour le métier "Agent administratif polyvalent (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

28 %
exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

56 %
proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

89 %
proposent
un temps plein
Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.