Onthaalmedewerker
Alternatieve namen
Telefonist · Host · Receptiemedewerker · Gastheer · Receptionist ·Aanverwante sectoren
Dit beroep is transversaal en komt voor in de meeste sectoren.
In het kort
Je ontvangt en informeert bezoekers aan een onthaal. Je beantwoordt de telefoon. Soms doe je administratief werk.
Competenties
Essentiële competenties
Gedragsindicatoren
- Verzorgt taal en houding in contact met bezoekers volgens richtlijnen
- Noteert de vraag van de klant
- Weegt af of hij/zij in staat en bevoegd is om zelf te antwoorden
- Volgt de veiligheidsprocedures i.v.m. toegang op
- Identificeert de bezoeker
- Registreert de bezoeker
- Stelt gerichte vragen om het doel van de bezoeker te achterhalen
- Begeleidt bezoeker(s) naar de ontvangstruimte
- Onthaaltechnieken
Gedragsindicatoren
- Bezorgt informatiemateriaal
- Stelt gerichte vragen om de vraag helder te krijgen
- Past taalgebruik aan
- Beantwoordt vragen of verwijst mensen door naar gespecialiseerde informatie of instanties
- Communicatietechnieken
- Principes van klantvriendelijkheid
Gedragsindicatoren
- Gebruikt een telefooncentrale (antwoordapparaat, nummers instellen, headset, …)
- Neemt de telefoon aan volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen en de telefoonetiquette
- Zoekt telefoonnummers op
- Selecteert de gevraagde contactpersoon of zoekt bij afwezigheid een collega
- Neemt berichten aan en geeft ze door
- Communicatietechnieken
- Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
- Luister- en omgangstechnieken
- Telefonisch onthaal
- Onthaaltechnieken
Gedragsindicatoren
- Controleert een toegangsbewijs
- Signaleert ongewenste bezoekers en afwijkend gedrag van bezoekers
- Hanteert instrumenten voor toegangscontrole (camera’s, toegangssystemen, ...)
- Veiligheidsregels
- Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
Gedragsindicatoren
- Verzamelt, registreert, klasseert en beheert de gegevens
- Slaat documenten op volgens richtlijnen
- Houdt het documentatiemateriaal actueel
- Maakt reservaties
- Controleert de volledigheid en de kwaliteit van de verzamelde gegevens
- Controleert de beschikbaarheid in het reservatiesysteem
- Informatie- en communicatiesystemen
- Kantoorsoftware
- Reservatiesoftware
Specifieke competenties
Gedragsindicatoren
- Zoekt oplossingen bij wijzigende omstandigheden
- Stemt de planning af op de duur en volgorde van de opdrachten
- Houdt rekening met prioriteiten en deadlines
- Controleert de beschikbaarheid van personeel, materiaal en ruimtes
- Planningstechnieken
- Planningsinstrumenten
- Digitale samenwerkingstools
Gedragsindicatoren
- Meldt klachten van de klant aan de verantwoordelijke
- Gaat na wat de oorzaak is van het probleem
- Houdt in alle omstandigheden de eigen emoties onder controle
- Stelt vragen ter verduidelijking
- Noteert gegevens
- Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
Gedragsindicatoren
- Gebruikt promotiemateriaal om artikelen in de kijker te plaatsen
- Plaatst reclame en brochures op een zichtbare plaats voor de klant
- Informeert de klant over prijzen, diensten en promoties
- Principes van klantvriendelijkheid
Gedragsindicatoren
- Controleert de geldigheid van betaalmiddelen
- Levert een betaalbewijs af
- Berekent de verkoopprijs en bijkomende kosten
- Maakt een BTW-bon of factuur volgens de wettelijke normen
- Betalingswijzen
- Voorschriften voor kassabeheer
- Prijsbepaling en BTW
Gedragsindicatoren
- Stelt de producten volgens bepaalde thema’s en/of verkoopdoelstellingen tentoon
- Plaatst reclame en brochures op een zichtbare plaats voor de klant
- Benut de mogelijkheden van de ruimte
- Maakt decoraties (combinaties, licht- en kleurgebruik, attributen, muziek, ...)
- Ruimt de werkplek op, sorteert afval volgens de richtlijnen en bergt materialen en middelen op
- Veiligheids- en toegangsvoorschriften van publieke ruimten en gebouwen
- Verkooptechnieken
- Presentatietechnieken
Soft skills
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
Vacatures
Opleidingen
Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.
Beschik jij al over de vaardigheden voor deze baan?
Heb je reeds vaardigheden door ervaring, maar geen officieel certificaat (diploma, opleiding)? Laat ze erkennen om je kansen op een job te vergroten.
Kerncijfers
Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 2.009 vacatures voor het beroep "Onthaalmedewerker" (exclusief partneraanbiedingen).
Taalvereisten
27
%
vereist kennis van
minstens Frans en Nederlands
minstens Frans en Nederlands
Type contract
64
%
biedt een
contract van onbepaalde duur
contract van onbepaalde duur
Werktijden
84
%
is
voltijds
voltijds
Bron: Actiris, berekeningen view.brussels
Organisaties
Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.