Hotelreceptionist

Alternatieve namen

Receptionist van een vakantiedorp · Hotelportier · Voiturier · Nachtwaker in een hotel · Hotelconciërge ·

Chef receptionist Medewerker onthaal Nachtreceptionist Receptionist in een toeristisch bedrijf Onthaalmedewerker Diensthoofd hotelreceptie Assistent receptie in een hotel Bagagemedewerker Leidinggevende reservaties Vestiairemedewerker Campingreceptionist Receptionist in een hotel Reserveringsmedewerker in een hotel Teamchef hotelreceptie Leidinggevende van de hotelreceptie Guestservice agent Reservatiebediende in het hotelwezen Parkeerhulp

Aanverwante sectoren

Horeca

In het kort

Je werkt in een hotel. Je onthaalt de klanten, informeert hen en doet de administratie.

Competenties

Essentiële competenties

Klanten informeren

Gedragsindicatoren

Stelt het dienstenaanbod in het hotel voor aan de klant
Licht de reservatieprocedure toe
Verwijst naar verschillende informatiebronnen met toeristische informatie (brochures, internet, affiches, gidsen, …)
Promoot de diensten en activiteiten binnen het hotel
Verstrekt actuele informatie aan de balie, telefonisch, schriftelijk of via e-mail

Kennis

Verkooptechnieken
Principes van klantvriendelijkheid
Kantoorsoftware
Typologie van klanten

Klanten onthalen

Gedragsindicatoren

Verzorgt taal, gedrag en houding volgens de richtlijnen van de organisatie
Herkent verschillende types van klanten en hun gewoontes
Stemt de dienstverlening af op het type klant
Houdt toezicht op de in- en uitgaande personen
Weigert toegang aan ongewenste bezoekers en overtuigt ze tot vertrek

Kennis

Principes van klantvriendelijkheid
Typologie van klanten
Onthaaltechnieken

Telefonische oproepen ontvangen

Gedragsindicatoren

Gebruikt de telefooncentrale
Verbindt de telefoon door
Volgt de richtlijnen voor de aanspreking en de voorstelling van de organisatie

Kennis

Telefonisch onthaal
Typologie van klanten

Statistische rapporten over de activiteiten opstellen

Gedragsindicatoren

Stelt rapporten en verslagen op
Zorgt voor een goede interne en externe informatiedoorstroming
Houdt databanken up-to-date
Houdt gegevens bij over activiteiten en resultaten
Verwerkt de gegevens in een databestand
Voert gegevens in

Kennis

Statistische software
Kantoorsoftware

Toezien op klanttevredenheid

Gedragsindicatoren

Vraagt naar de tevredenheid van klanten
Beantwoordt vragen van klanten
Hanteert klachtenprocedures
Onderzoekt de oorzaak van een klacht

Kennis

Communicatietechnieken

Post en mails administratief beheren

Gedragsindicatoren

Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
Slaat de documenten op volgens afspraak
Volgt de huisstijl
Ontvangt en verdeelt de post
Verstuurt mails of post volgens afspraak

Kennis

Stenografie
Kantoorsoftware
Administratief beheer
Frankeermachine
Digitale samenwerkingstools

Betalingen opvolgen

Gedragsindicatoren

Stuurt aanmaningen naar slechte betalers
Controleert ontvangsten en gaat na welke vorderingen open staan
Controleert afspraken gemaakt in het contract

Kennis

Boekhoudkundig beheer
Administratief beheer

Reservaties noteren en de bezetting updaten

Gedragsindicatoren

Controleert de beschikbaarheid in het reservatiesysteem
Bevestigt de reservatie
Zoekt alternatieven voor overboekingen
Maakt een offerte voor een verblijf of een arrangement
Neemt reservatiegegevens op in het systeem
Voert wijzigingen en annuleringen door in een reservatie
Berekent annulatiekosten
Geeft informatie over kamerbezetting en wensen van klanten door aan andere afdelingen

Kennis

Planningstechnieken
Procedures voor toeristische reservaties
Reservatiesoftware

Klachten behandelen

Gedragsindicatoren

Vraagt het akkoord van de klant met de oplossing
Onderzoekt de oorzaak van een klacht
Gaat na op welke manier de klacht kan worden opgelost
Contacteert de zaakvoerder/diensthoofd wanneer er geen oplossing gevonden wordt voor de klacht/het probleem
Stelt een oplossing voor in samenspraak met de zaakvoerder

Kennis

Communicatietechnieken
Principes van klantvriendelijkheid
Technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing
Wet marktpraktijken en consumentenbescherming (WMPC)

Betalingen ontvangen

Gedragsindicatoren

Verrekent kortingen
Int cash geld en geeft gepast terug
Int met een bankkaart
Controleert de geldigheid van betaalmiddelen
Levert een betaalbewijs af
Berekent de verkoopprijs en bijkomende kosten
Maakt een BTW-bon of factuur volgens de wettelijke normen
Zoekt klantengegevens op

Kennis

Inningsprocedures
Betalingswijzen
Diefstalpreventie

De check-in procedure afhandelen

Gedragsindicatoren

Controleert de reservatie
Bereidt de aankomst van klanten voor
Identificeert de klanten aan de hand van hun identiteitskaart
Vult het registratieformulier in en laat het ondertekenen door de klant
Wijst een kamer toe aan een klant
Maakt een sleutelkaart aan
Maakt een rooming list aan voor groepsreserveringen

Kennis

Communicatietechnieken
Veiligheidsregels voor goederen en personen
Procedures voor identiteitscontrole
Software voor hotelfacturatie
Reservatiesoftware

Specifieke competenties

De activiteiten van een team coördineren

Gedragsindicatoren

Organiseert en leidt teamvergaderingen
Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures

Kennis

Leiderschap
Management
Organisatie en planning van activiteiten

Het parkeren van voertuigen organiseren

Gedragsindicatoren

Haalt de wagen op aanvraag terug van de parking
Begeleidt autobussen en groepen
Doet beroep op depannagediensten voor klantenvoertuigen in overleg met de conciërge
Overhandigt de autosleutels
Reserveert parkeerplaatsen

Kennis

Veiligheidsregels

Bagage en kleding van klanten aannemen

Gedragsindicatoren

Bergt bagage en kledij op in een depot of vestiaire
Levert een dubbel van het label of een bewijsstuk af aan de klant
Bewaakt het depot of de vestiaire

Boodschappen doen op vraag van een klant of voor het bedrijf

Gedragsindicatoren

Bewaart discretie
Verzamelt alle verzoeken voor boodschappen en stelt een boodschappenlijst op
Houdt zich aan het vooropgestelde budget bij de aankopen
Rekent correct af met de klant

Toezicht houden op gebouwen en eigendommen

Gedragsindicatoren

Bewaakt de in- en uitgangen en de veiligheid van personen en goederen
Houdt toezicht op de orde en netheid in het gebouw

Kennis

Regelgeving brandveiligheid
Werking van veiligheidsuitrusting (alarmen, detectoren, ...)
Installaties voor monitorbewaking

Soft skills

Zorgvuldigheid

Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

Klantgerichtheid

Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

Vacatures

Opleidingen

Ontdek de specifieke en de transversale opleidingen voor dit beroep.

Zie alle opleidingen

Beschik jij al over de vaardigheden voor deze baan?

Heb je reeds vaardigheden door ervaring, maar geen officieel certificaat (diploma, opleiding)? Laat ze erkennen om je kansen op een job te vergroten.

Kerncijfers

Van januari 2022 t.e.m. december 2023, ontving Actiris 495 vacatures voor het beroep "Hotelreceptionist" (exclusief partneraanbiedingen).

Taalvereisten

81 %

vereist kennis van
minstens Engels

Type contract

59 %

biedt een
contract van onbepaalde duur

Werktijden

87 %

is
voltijds

Zie alle kerncijfers

Bron: Actiris, berekeningen view.brussels

Organisaties

Als je meer wilt weten over het beroep en zijn specifieke kenmerken, kunnen de onderstaande links nuttig zijn.