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Assistant technique et administratif (h/f/x)

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Agent administratif polyvalent

Secteurs associés

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En bref

Vous soutenez les projets et missions techniques et vous assurez la gestion administrative.

Compétences

Compétences essentielles

Réaliser un suivi d'activité
Savoir-faire
  • Garde une trace des données (temps, matériel, problèmes...)
  • Échange des informations avec des collègues, des gestionnaires ou des parties externes
Connaissances
  • Techniques de communication
Réaliser un appel d'offre
Savoir-faire
  • Fait un aperçu des prestations à réaliser
  • Définit les conditions d'admission, les délais de livraison, les modalités de paiement, les normes de qualité, ...
  • Rédige un cahier des charges avec des exigences techniques et administratives
  • Sélectionne les fournisseurs ou les organismes à qui l'appel d'offre est envoyé ou lance un marché public
Connaissances
  • Code des marchés publics
  • Procédures d'appels d'offres
Renseigner un client
Savoir-faire
  • Fournit du matériel d'information
  • Redirige des clients en cas de questions restées sans réponse
  • Adapte le langage
  • Pose des questions ciblées sur les besoins du client
  • Estime les souhaits et les besoins des clients
  • Enregistre les coordonnées des clients selon les procédures de qualité
Connaissances
  • Techniques de communication
  • Principes de la relation client
Proposer une réponse à un appel d'offre
Savoir-faire
  • Définit les spécificités
  • Analyse les exigences administratives et techniques de la tâche
  • Décrit les types de matériaux et leurs quantités (prévisions, quantités fixes et forfaitaires, …)
  • Fait un aperçu des activités à réaliser et des coûts liés (coûts directs et indirects)
  • Stipule les conditions générales
  • Choisit une formule de prix (forfait absolu, relatif, gestion propre, …)
  • Respecte les délais
  • Propose des alternatives et leur impact sur le coût
  • Inclut les prix et le timing pour les éléments de la proposition
  • Applique des tarifs ou des prix conformes au marché
Connaissances
  • Code des marchés publics
  • Cahier des Clauses Techniques Particulières -CCTP-
  • Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
  • Procédures d'appels d'offres
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Savoir-faire
  • Suit les directives pour l'archivage (numérique)
  • Respecte la réglementation (vie privée, archivage, ...)
  • Assure une présentation claire et conviviale des documents
  • Fait un aperçu de ce qui est où
Connaissances
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Gestion de l'information

Compétences spécifiques

Réaliser le suivi d'une commande
Savoir-faire
  • Tient le client au courant de la livraison du produit ou du service ou des changements dans le délai de livraison
  • Informe le client ou l'utilisateur final des changements dans le planning ou des problèmes
  • Demande et donne un feedback sur l'état de la situation d'une commande
  • Contrôle le flux de commandes vers d'autres services internes (vente, entrepôt, comptabilité, ...)
  • Vérifie si une commande a été livrée sans dommage et à temps
Connaissances
  • Organisation de la chaîne logistique
  • Protection du consommateur
  • Logiciel de gestion clients
  • Service Après Vente (SAV)
Assister lors de travaux de préparation dans le laboratoire
Savoir-faire
  • Suit les instructions
  • Contrôle les appareils de mesure et d'analyse conformément aux normes et procédures établies
  • Tient des données sur le déroulement des travaux
  • Recueille et enregistre les données et les résultats (mesures, calculs, …)
  • Met les documents en ordre (formulaires de demande, …)
Organiser des déplacements professionnels
Savoir-faire
  • Consulte le planning du projet et les documents techniques (plans, cahiers des charges, …)
  • Informe les collaborateurs du marché
  • Contrôle si les matériels, machines et outillages sont présents et vérifie, s'ils sont prêts à utiliser
  • Vérifie si tout a été correctement chargé
Connaissances
  • Règles de sécurité
  • Techniques de communication

Soft skills

Diligence
Etre attentif à la qualité et éviter les erreurs
Communiquer
Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement
Collaborer
Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Offres d'emploi

Formations

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Chiffres-clés

De janvier 2022 à décembre 2023, Actiris a reçu 304 offres d’emploi pour le métier "Assistant technique et administratif (h/f/x)" (hors offres des partenaires).

Exigences linguistiques

47 %
exigent de connaître
au minimum le français et le néerlandais

Type de contrat

75 %
proposent un
contrat à durée indéterminée

Régime de travail

90 %
proposent
un temps plein
Voir tous les chiffres clés
Source : Actiris, calculs view.brussels

Organismes

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le métier et ses spécificités, les liens ci-dessous pourraient vous être utiles.