Organisateur d'événements (h/f/x)

Autres appellations

Conseiller / Conseillère en organisation d'évènementiel de particuliers · Conseiller / Conseillère en organisation de mariages · Chef de projet évènementiel · Organisateur / Organisatrice de manifestations · Organisateur / Organisatrice de mariages et de séminaires ·

Métiers proches

Chargé de communication

Secteurs associés

Culture, tourisme et loisirs Services de bureau

En bref

Vous organisez des événements tels que des festivals, des mariages, des expositions ou des congrès. Vous vous occupez du lieu, de la restauration, des animations et du personnel. Pendant l'événement, vous veillez à ce que tout se déroule bien.

Compétences

Compétences essentielles

Coordonner la logistique d'un évènement

Savoir-faire

Définit des lignes directrices pour l'organisation pratique (matériel, soutien technique, services externes, …)
Sous-traite, en concertation, des processus logistiques complémentaires
Etablit des lignes directrices pour le coopération entre les différents départements
Organise les espaces, leur aménagement et l'installation du matériel
Etablit des fiches de travail
Tient au courant les parties concernées (feuille de route, planning d'un chantier, ...)

Connaissances

Chiffrage/calcul de coût
Management
Organisation d'évènements
Outils numériques de collaboration

Sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires

Savoir-faire

Compare les devis reçus
Négocie les conditions du contrat
S'informe sur les prix, les services et les promotions éventuelles
Construit et maintient un réseau de contacts
Fait des accords clairs

Connaissances

Code des marchés publics
Analyse des coûts

Proposer un service, produit adapté à la demande client

Savoir-faire

Fournit du matériel d'information
Pose des questions sur le désir du client
Convainc le client (d'acheter)
Traduit le souhait du client en offre
Attire l'attention des clients sur des services et produits complémentaires (cross selling)
Montre ou explique les produits ou services

Connaissances

Techniques de vente
Principes de la relation client

Organiser un évènement

Savoir-faire

S'occupe de l'administratif (formalités, autorisations, contrats, ...)
Communique sur les événements planifiés
Fait l'inventaire des ressources nécessaires, des installations et du personnel
Cherche et sélectionne les prestataires de services, les fournisseurs, les intermédiaires, les lieux
Etablit un planning
Cherche des sujets pertinents pour le groupe cible et élabore les avec du contenu et pratiques

Connaissances

Normes de sécurité des espaces et des établissements recevant du public
Techniques de communication
Gestion de projet
Organisation d'évènements

Organiser le planning des activités

Savoir-faire

Cherche des solutions en fonction de l'évolution des conditions
Adapte le planning à la durée et à l'ordre des missions
Tient compte des priorités et des délais
Vérifie la disponibilité du personnel, du matériel et des locaux

Connaissances

Techniques de planification
Outils de planification
Outils numériques de collaboration

Organiser une animation

Savoir-faire

Cherche des thèmes qui reflètent la réalité du groupe cible

Connaissances

Techniques d'animation de groupe
Types d'animation musicale

Sélectionner un lieu pour un évènement

Savoir-faire

Tient compte du temps disponible, du budget et des moyens techniques
Sélectionne les lieux potentiels en fonction du type d'événement
Consulte le client sur les critères et les priorités concernant le lieu (accessibilité, capacité, prix, possibilités de restauration, ...)

Connaissances

Règles de sécurité

Organiser et proposer une prestation traiteur

Savoir-faire

Donne des directives à propos du budget disponible, des actions saisonnières, de la qualité des produits, ... pour l'élaboration des menus et des tarifs
Fait une estimation des coûts
Assure une offre variée
Développe un service de restauration
Assure la promotion et l'information sur l'organisation de banquets, des formules de restauration, ...

Connaissances

Règles d'hygiène et de sécurité alimentaire
Animation d'équipe
Procédés de fabrication alimentaire
Alimentation
Menu-engineering

Coordonner les prestataires, fournisseurs, intervenants

Savoir-faire

Explique clairement le travail à faire
Cherche des solutions aux problèmes
Écoute les propositions et les questions
Tient au courant les parties concernées (feuille de route, planning d'un chantier, ...)
Organise ou participe à des réunions
Explique les règles et les accords (y compris les règles d'hygiène, de sécurité, de l'environnement et de qualité)
Vérifie si la mise en œuvre respecte les normes de qualité, les conditions contractuelles et la planification

Connaissances

Normes qualité
Gestion de projet

Compétences spécifiques

Réaliser une gestion administrative

Savoir-faire

Respecte les obligations légales et fiscales
Gère les assurances
Tient à jour les dossiers du personnel
Collecte et traite les informations et les documents conformément aux directives (identifier, encoder, enregistrer, ...)

Connaissances

Outils bureautiques
Veille informationnelle
Gestion administrative

Conduire un entretien de vente

Savoir-faire

Souligne la qualité de sa propre offre de produits
Oriente le client vers produits ou services en fonction de son profil client et sa propre gamme
Présente les options supplémentaires et les accessoires et les met en lien avec les besoins du client
Retourne l'objection du client en un argument de vente
Traduit les propriétés techniques en concept que le client connait
Construit une argumentation de vente

Connaissances

Techniques de vente
Argumentation commerciale
Typologie du client

Organiser des actions de communication

Savoir-faire

Détermine le contenu et la forme de l'action de communication
Adapte le style de communication et la forme d'interaction au groupe cible
Sélectionne les canaux de communication les plus efficaces
Définit un planning pour l'exécution des actions de communication

Connaissances

Techniques de communication
Marketing / Mercatique
Distribution d'information via les réseaux sociaux

Développer un portefeuille clients et prospects

Savoir-faire

Collecte des informations pertinentes sur les clients (potentiels)
Collecte et gère les données d'une base de données clientèle

Connaissances

Techniques de vente
Logiciels de gestion de base de données
Marketing / Mercatique
Typologie du client
Logiciel de gestion clients
Méthodes de plan de prospection

Définir des actions de promotion commerciale

Savoir-faire

Travaille avec une agence de publicité
Développe une stratégie commerciale en concertation
Formule des souhaits concernant le style de campagne, public cible, budget, timing, …
Conclut des contrats avec des annonceurs
Utilise des plates-formes en ligne, réseaux sociaux, ... pour le flux d'informations

Connaissances

Marketing / Mercatique
Technologies de l'information et de la communication (TIC)
Outils multimédia
Marketing des réseaux sociaux

Etablir un devis

Savoir-faire

Évalue les coûts supplémentaires
Identifie les délais de livraison, la qualité et la quantité du produit ou des services
Calcule les matériaux, produits et le prix de la main-d'œuvre nécessaires
Applique des tarifs ou des prix conformes au marché

Connaissances

Chiffrage/calcul de coût
Outils bureautiques

Contractualiser des prestations de services

Savoir-faire

Négocie les conditions du contrat
Fait des accords sur les modalités de paiement
Survole le contrat avec le client
Fait un projet de convention
Respecte les délais

Connaissances

Techniques de vente

Prospecter un marché

Savoir-faire

Suit l'évolution du marché
Construit et maintient un réseau de contacts
Etablit un plan de prospection

Soft skills

Communiquer

Transmettre des informations et idées par écrit ou oralement

Collaborer

Collaborer pour parvenir à un résultat commun

Flexibilité

Capable d'adapter aisément son comportement ou sa façon de travailler en fonction de l'évolution des situations et selon les personnes

Offres d'emploi

Formations

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Chiffres-clés

De janvier 2023 à décembre 2024, Actiris a reçu 123 offres d’emploi pour le métier "Organisateur d'événements (h/f/x)" (hors offres des partenaires).